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        辦公室檔案管理制度

        時(shí)間:2022-01-13 16:56:30 辦公室檔案管理制度 我要投稿

        辦公室檔案管理制度

          一、管理制度的主要特征

          1.權(quán)威性。管理制度由具有權(quán)威的管理部門制定,在其適用范圍內(nèi)具有強(qiáng)制約束力,一旦形成,不得隨意修改和違犯;

          2.完整性。一個(gè)組織的管理制度,必須包含所有執(zhí)行事項(xiàng),不能有所遺漏,如發(fā)現(xiàn)或新的執(zhí)行事項(xiàng)產(chǎn)生,應(yīng)相應(yīng)的制定管理制度,確保所有事項(xiàng)“有法可依”;

          3.排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度,與之相抵觸的其他做法均不能實(shí)行;特定范圍內(nèi)的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用范圍,在這個(gè)范圍內(nèi),所有同類事情,均需按此制度辦理;

          4.可執(zhí)行性。組織所設(shè)置的管理制度,必須是可執(zhí)行的,不能偏離組織本身事務(wù),成為一紙空文;

          5.相對(duì)穩(wěn)定性。管理制度一旦制定,在一般時(shí)間內(nèi)不能輕易變更,否則無法保證其權(quán)威性。這種穩(wěn)定性是相對(duì)的,當(dāng)現(xiàn)行制度不符合變化了的實(shí)際情況時(shí),又需要及時(shí)修訂。

          6.社會(huì)屬性。因而,社會(huì)主義的管理制度總是為維護(hù)全體勞動(dòng)者的利益而制定的。

          7.公平公正性。管理制度在組織力對(duì)每一個(gè)角色都是平等的,任何人不得在管理制度之外。

          二、辦公室檔案管理制度(通用20篇)

          在不斷進(jìn)步的時(shí)代,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,以下是小編整理的辦公室檔案管理制度(通用20篇),歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

          辦公室檔案管理制度1

          (一) 文件管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

          2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

          3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。

          4、 根據(jù)文件屬性、類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

          2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

          3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

          4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

          5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

          6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

          7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

          8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

          9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

          第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

          1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

          2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

          3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

          (二) 文書管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

          2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。

          3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

          4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。

          2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

          3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

          4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

          5、 根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀;須上級(jí)審批同意,方可銷毀。

          6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

          7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

          第三條 流程設(shè)計(jì)

          起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

          (三) 檔案管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

          2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

          3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

          2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

          3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。

          4、 各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

          5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

          6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

          第三條 流程設(shè)計(jì)

          根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

          辦公室檔案管理制度2

          第一條、目的

          為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

          第二條、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

          1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

          2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

          3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

          4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

          第三條、歸檔制度

          1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

          2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

          3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

          4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

          5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

          6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

          7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

          第四條、檔案保管制度

          1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

          2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

          3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

          4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

          5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

          6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

          7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

          8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

          9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

          10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

          第五條、檔案借閱制度

          1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

          2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

          4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

          5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

          6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

          7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

          8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

          第六條二級(jí)檔案保存方法

          二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

          本制度從二Oxx年十月一日起執(zhí)行。

          辦公室檔案管理制度3

          1.目的

          規(guī)范全公司的檔案管理。

          2.適用范圍

          本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。

          3.管理原則

          分類分部門管理,行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

          4.職責(zé)與權(quán)限

          4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員,規(guī)范部門檔案管理。

          4.2行政部不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次),對(duì)違反本制度的部門有權(quán)進(jìn)行處罰。

          5.檔案的分類

         。1)證照類:如營業(yè)執(zhí)照及各類證照。

         。2)文件類:分外來文件和內(nèi)部文件。

         。3)制度類。

         。4)合同類。

         。5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類。

         。6)財(cái)務(wù)類。

         。7)圖紙類:工藝文件、圖紙、說明書等。

         。8)人事管理類:人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。

          6.檔案的歸口存放部門

         。1)公司級(jí)檔案存放在行政部。

          (2)其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。

          7.檔案建檔要求

          建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。

          8.檔案裝訂

          檔案須裝訂成冊(cè)保存,某些特殊珍貴的手稿、照片等,采用卷盒、相冊(cè)等保管。

          9.保存年限

          原則上公司重要檔案永久保存,進(jìn)行檔案銷毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

          10.檔案日常管理

          10.1借閱

          10.1.1借閱手續(xù)

          (1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí),應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》,經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

         。2)檔案歸還時(shí),檔案管理員填寫歸還日期。

          10.1.2檔案借閱審批權(quán)限

         。1)證照類:由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

         。2)文件類:由行政部審批,財(cái)務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。

         。3)制度類:由行政部審批。

          (4)合同類:由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

         。5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類:由行政部審批。

         。6)財(cái)務(wù)類:由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

         。7)圖紙類:由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

         。8)人事管理類:人力資源部審批。

          10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。

          10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還,特殊情況不得超過七天。

          10.1.5若人為丟失或損壞檔案,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。

          10.2銷毀

          10.2.1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)公司批準(zhǔn),不得銷毀公司檔案。

          10.2.2銷毀前按照清冊(cè)清點(diǎn),銷毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷毀,銷毀后相關(guān)人員在清冊(cè)上簽名,并將監(jiān)銷情況存檔!稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。

          10.3移交

          10.3.1需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交。

          10.3.2移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。

          11.如有違反本制度規(guī)定的,公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰,嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。

          辦公室檔案管理制度4

          一、總則

          1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

          2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

          3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

          二、文件材料的收集管理

          1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

          2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

          3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

          三、歸檔范圍

          1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

          2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

          3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

          4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

          5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

          6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

          四、歸檔要求

          1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

          2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

          3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

          4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

          5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

          6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

          五、檔案管理人員職責(zé)

          1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

          2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

          3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

          六、檔案的利用

          1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

          2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

          3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

          4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

          5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

          6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

          7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

          七、本制度即日起開始執(zhí)行。

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          一、文書檔案歸檔制度

          1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

          2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

          3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

          4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

          5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

          6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

          7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

          二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

          1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

          2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

          3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

          4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

          5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

          三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

          1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

          2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

          3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

          4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

          5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

          四、部門立卷制度

          1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的'資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

          2.各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

          3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

          五、檔案保管制度

          1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

          2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

          3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

          4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

          5.檔案庫房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

          6.庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

          7.與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。

          六、檔案保密規(guī)則

          1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

          2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

          3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

          4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

          5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

          七、檔案借閱制度

          1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

          2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

          3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

          4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

          5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。

          6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

          八、其他

          解釋權(quán)歸公司行政人事部。

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          一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

          二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

          三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

          四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級(jí)來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

          五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

          六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

          七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

          八、歸檔資料必須符合下列要求:

         、傥募牧淆R全完整;

         、诟鶕(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

          ③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

          九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

          十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

          十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

          辦公室檔案管理制度7

          1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

          2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科(股)室起草,局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān),登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

          3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

          4、積極推行辦公自動(dòng)化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

          5、凡需打印的材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意,明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理,并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

          6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見,報(bào)局長(zhǎng)批示,按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

          7、辦公室負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

          8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

          9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

          10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

          11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。

          12、文件收受及傳閱要及時(shí),一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時(shí),文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)落實(shí)。

          13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

          14、嚴(yán)把印信使用關(guān),發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意,然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章,平時(shí)使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

          15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

          16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

          17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔,統(tǒng)一管理。

          18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué),有利用價(jià)值。

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          第一條為加強(qiáng)檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。

          第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

          第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

          第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源,負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。

          第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

          第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。

          第七條舊管網(wǎng)改造時(shí),由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪,及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。

          第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

          第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。

          第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

          第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

          第十二條本制度從二oxx年一月一日起執(zhí)行。

          辦公室檔案管理制度9

          一、目的

          為了規(guī)范公司人事檔案管理,加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

          二、適用范圍

          適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

          三、職責(zé)

          公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

          四、原則

          分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

          五、檔案管理內(nèi)容

          1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

          2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

          3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

          4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

          六、程序

          1、新員工報(bào)到后,收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存,紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋,電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守,嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。

          2、檔案建立:新員工經(jīng)考核合格,入職之日始,即建立個(gè)人人事檔案,起始檔案材料包括:一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。

          七、檔案錄入

          為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn),及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入,

          具體時(shí)限要求如下:

          1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

          2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

          3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

          八、人事檔案借/調(diào)閱

          1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

          2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

          3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案,但需行政人事部門主管審核,并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

          4、部門主管級(jí)別的人事檔案,總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

          5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門,需行政人事部門主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員,對(duì)檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,不得復(fù)印,借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

          6、所有調(diào)閱檔案,均需登記備案。

          九、人事檔案歸屬

          1、繼續(xù)受聘的員工檔案,作為其今后聘任聘用的依據(jù);檔案分類編號(hào)存放,一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

          2、離職員工的人事檔案每月清查,另外存檔,應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。

          十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部,本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

          辦公室檔案管理制度10

          一、客戶檔案管理對(duì)象

          客戶檔案管理的對(duì)象就是你的客戶,即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng)。

          1.從時(shí)間序列來劃分:包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點(diǎn)管理對(duì)象。

          2.從交易過程來劃分:包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進(jìn)行交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶。對(duì)于第一類客戶,不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理;對(duì)于第二類的客戶,需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容;對(duì)于第三類客戶,檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶資料,為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。

          3.從客戶性質(zhì)來劃分:包括政府機(jī)構(gòu)(以國家采購為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個(gè)人)和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同,對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。

          4.從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來劃分:包括主力客戶(交易時(shí)間長(zhǎng)、交易量大等),一般客戶和零散客戶。不言而喻,客戶檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶上。

          總之,每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群,不同的客戶具有不同的特點(diǎn),對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法,從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。

          二、客戶管理內(nèi)容

          正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣,客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的,不能一概而論。歸納起來將,客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng):

          1.客戶基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料,是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料,是客戶檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)?蛻糍Y料的獲取,主要是通過推銷員進(jìn)行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統(tǒng)中,大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)。

          客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;所有者、經(jīng)營管理者、法人(這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

          2.客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等)、經(jīng)營管理特點(diǎn)等。

          3.業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

          4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。

          以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容,客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。

          三、戶檔案管理方法

          1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作,是建立客戶檔案卡(又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等)。采用卡的形式,主要是為了填寫、保管和查閱方便。

          客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料,這種資料的取得,主要有三種形式:

         、儆赏其N員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問時(shí)整理匯總。

         、谙蚩蛻艏乃涂蛻糍Y料表,請(qǐng)客戶填寫。

         、畚袑I(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息,進(jìn)行整理匯總,填入客戶檔案卡。

          在上述三種方式中,第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮,不愿提供全部詳實(shí)的資料,或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)字(如企業(yè)實(shí)力等),所以對(duì)這些資料應(yīng)加以審核。但一般來將,由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料,特別是危險(xiǎn)客戶的信用狀況等,但需要支付較多的費(fèi)用。

          通過推銷員進(jìn)行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是:編制客戶訪問日?qǐng)?bào)(或月報(bào)),由推銷員隨身攜帶,在進(jìn)行客戶訪問時(shí),即時(shí)填寫,按規(guī)定時(shí)間上報(bào),企業(yè)匯總整理,據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外,還可編制客戶業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶銷售報(bào)表,以從多角度反映客戶狀況。

          為此,需制訂推銷員客戶信息報(bào)告制度(其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和定期報(bào)告)。需制定推銷員客戶信息報(bào)告規(guī)程。

          2.客戶分類。利用上述資料,將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類,目的在于提高銷售效率,促進(jìn)企業(yè)營銷工作更順利地展開。

          客戶分類的主要內(nèi)容包括:

         、倏蛻粜再|(zhì)分類。分類的標(biāo)識(shí)有多種,主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的展開。如按所有權(quán),劃分(全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等);按客戶性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等);按客戶地獄劃分(商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等);按顧客的實(shí)際情況,確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),以便于對(duì)客戶進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。

          ②客戶等級(jí)分類。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況,確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),以便于進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案。

          ③客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發(fā)貨,首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后,再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的路序。

          3.客戶構(gòu)成分析。利用各種客戶資料,按照不同的標(biāo)識(shí),將客戶分類,分析其構(gòu)成情況,以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況,找出不足,確定營銷重點(diǎn),采取對(duì)策,提高營銷效率。

          客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括:

         、黉N售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級(jí)分類,分析在公司的銷售額中,各類等級(jí)的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來的營銷重點(diǎn)。

         、谏唐窐(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中,各類商品所占的比重,以確定對(duì)不同客戶的商品銷售重點(diǎn)和對(duì)策。

          辦公室檔案管理制度11

          一、為規(guī)范檔案管理,保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料(以下簡(jiǎn)稱檔案)的安全完整,維護(hù)公司及客戶的權(quán)益,特制定本細(xì)則。

          二、檔案的管理是指對(duì)公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理,并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號(hào)歸檔。

          三、檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)帳及權(quán)證檔案臺(tái)帳記錄,便于資料查詢、借閱、管理。

         。ㄒ唬┛蛻魴n案管理由總經(jīng)理制定專人負(fù)責(zé)。

         。ǘn案管理員對(duì)客戶檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。

          四、檔案的整理與移交

         。ㄒ唬I(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員(項(xiàng)目經(jīng)理A、B角)為檔案移交人;

         。ǘ┎宽(xiàng)目經(jīng)理A角將項(xiàng)目資料按檔案清單(附后)的要求進(jìn)行分類整理,編制好冊(cè)內(nèi)資料清單(具體到每一項(xiàng)內(nèi)容的頁數(shù),包含資料中的封面及所有紙張)移交項(xiàng)目經(jīng)理B角,清單一式三份,A、B角各執(zhí)一份,檔案資料中一份,A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理B角根據(jù)清單內(nèi)容對(duì)檔案資料進(jìn)行審核,確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員,若資料中有重要資料或簽字缺少,項(xiàng)目經(jīng)理B角須列出補(bǔ)充資料清單要求項(xiàng)目經(jīng)理A角補(bǔ)齊;

          (三)項(xiàng)目資料包括四部分:立項(xiàng)審批資料、重要合同或單據(jù)等、項(xiàng)目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料;(具體內(nèi)容及順序附表);

          (四)業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同,屬于客戶但客戶未拿走的部分,應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存,列入附件的資料不進(jìn)行編碼;

         。ㄎ澹n案的移交時(shí)限為項(xiàng)目結(jié)束后(一般為貸款發(fā)放后)的五天之內(nèi),具體為項(xiàng)目經(jīng)理A角三個(gè)工作日內(nèi)移交項(xiàng)目經(jīng)理B角,項(xiàng)目經(jīng)理B角兩個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室,特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后;

         。n案管理員在接交檔案時(shí),按照項(xiàng)目經(jīng)理B角提供的清單一一核對(duì)檔案資料,雙方確認(rèn)無誤,項(xiàng)目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn);

         。ㄆ撸n案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱,雙方簽字確認(rèn);

          (八)檔案管理員對(duì)接收的檔案統(tǒng)一編號(hào),并按照檔案號(hào)相應(yīng)給檔案中的合同編號(hào)。

          五、重要權(quán)證資料的移交

         。ㄒ唬┲匾獧(quán)證資料包括:貸款或者擔(dān)?蛻舻呢(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項(xiàng)權(quán)證原件、動(dòng)產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件;

         。ǘ┲匾臋(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交,重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理,相關(guān)權(quán)屬證書在第一時(shí)間移交公司指定的權(quán)證管理人員,A角列出重要權(quán)證移交清單,AB角及檔案員三方在對(duì)清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號(hào)、數(shù)量核對(duì)無誤后,單獨(dú)移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn);

         。ㄋ模n案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存;

         。ㄎ澹┐鏅n的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號(hào)分開保存,且權(quán)證編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號(hào)一致。

          六、檔案的借閱

          (一)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù),員工因工作需要借閱檔案的,必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》,并經(jīng)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn);

         。ǘn案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺(tái)帳;

         。ㄈn案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi),將所借資料完整歸還檔案管理員;

         。ㄋ模n案管理員核對(duì)資料完整無誤后將檔案復(fù)位,并登記臺(tái)帳。

          七、本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起執(zhí)行。

          辦公室檔案管理制度12

          一.制度內(nèi)容

          為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

          二.管理目標(biāo)

          客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

          三.適用范圍

          客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

          一般客戶檔案包括以下的資料:

          1.收集客戶單位資料

          2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

          3.客戶裝修工程文件

          4.客戶遷入時(shí)填具之資料

          5.客戶資料補(bǔ)充

          6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

          7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

          8.客戶與管理處往來文件

          9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

          10.客戶維修記錄

          11.客戶投訴記錄

          12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

          四.注意事項(xiàng)

          1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

          2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

          3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

          4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

          5.接聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

          辦公室檔案管理制度13

          一、目的

          更的的員工人事檔案妥善管理,的保守機(jī)密;人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的檔案資料,特制定本檔案管理辦法。

          二、檔案管理內(nèi)容

          1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷

          員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

          2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

          3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。

          4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

          三、檔案規(guī)定

          1、基礎(chǔ)管理

          1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

          1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

          1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

          1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

          1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

          1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

          1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

          1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

          1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放,員工編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

          2、檔案的查、借閱

          2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

          2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

          2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

          2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

          2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

          3、查、借閱檔案注意

          3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

          3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

          3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

          4、檔案的銷毀

          4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

          4.2某些檔案到了銷毀期時(shí),由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

          4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

          四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

          本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

          辦公室檔案管理制度14

          1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能查閱。

          2、凡公司系統(tǒng)的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續(xù),填寫借閱登記卡,返回檔案時(shí),由檔案管理人員認(rèn)真檢查并及時(shí)銷帳.

          3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點(diǎn)、裁剪、損壞,否則取消借閱權(quán).對(duì)于將檔案丟失者要追究責(zé)任.

          4、借閱各項(xiàng)檔案人員必須遵守保密制度,不得轉(zhuǎn)讓他人使用.

          5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調(diào)動(dòng)部門不予開調(diào)令.

          6、工作調(diào)出,必須將檔案、科技書、資料全部交加,外出參加科技性會(huì)議帶回的資料,一律交檔案室存放.

          7、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉(zhuǎn)借.

          8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改,因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊(cè)上.

          9、查閱檔案的部門,要及時(shí)將利用效果登記冊(cè)內(nèi).

          10、上級(jí)部門審查檔案資料時(shí),需派車由有關(guān)人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進(jìn)行審檢,待審查結(jié)束后,把檔案資料安全歸位。

          11、檔案資料按統(tǒng)一分類大綱進(jìn)行分類、編目、劃定保管期限限、密級(jí)。

          12、維護(hù)國家機(jī)密,卷面、封面要注意密級(jí)。密級(jí)定為三種:

         。1)絕密

         。2)機(jī)密

         。3)秘密

          13、加強(qiáng)檔案的安全管理,檔案必須存放在專用的保險(xiǎn)柜內(nèi)嚴(yán)密保管,檔案室門窗要堅(jiān)固,做到安全可靠。

          14、保護(hù)檔案庫的清潔,經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)請(qǐng)示處理。

          15、保持好庫的溫濕度,經(jīng)常檢查調(diào)整,按規(guī)定填寫溫濕度記錄。

          16、案庫房是檔案保管要害部位,非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請(qǐng)等候調(diào)卷,在閱覽室查閱。

          17、借閱制度,搞好借閱、查閱、入庫、發(fā)放登記工作。

          辦公室檔案管理制度15

          為加強(qiáng)檔案管理工作,提高檔案工作質(zhì)量,更好地為單位工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合本局檔案工作的實(shí)際,制定本制度。

          一、檔案立卷歸檔制度

          為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行,完整地保存本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料,供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項(xiàng)工作服務(wù),特制訂本制度。

          1、凡是在本局日常工作及重大招商活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。

          2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料,及時(shí)主動(dòng)地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個(gè)人不得據(jù)為已有。

          3、文件歸檔范圍,按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

          4、局各科室按指定的兼職檔案人員,負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案,做好收集、整理工作,并按規(guī)定時(shí)間造好移交清冊(cè),簽字驗(yàn)收,移交局辦公室。

          5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求,負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。

          6、局辦公室財(cái)務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前,按規(guī)定立卷歸檔,暫由財(cái)務(wù)人員保存一年后,移交檔案管理人員。

          7、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

          8、各科室根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝,編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

          9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案,每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

          10、各科室一般應(yīng)及時(shí)將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔,移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚,移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

          11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作,以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用,做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致,確保上機(jī)測(cè)試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

          12、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對(duì)庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本,歸版或有問題的載體仍需保存三年。

          二、檔案庫房

          1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管,非檔案室人員不得入內(nèi)。

          2、庫房要堅(jiān)固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備,確保檔案的安全。

          3、庫房?jī)?nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理,做好每日的溫、濕度記錄。

          4、庫房?jī)?nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔,每天下班前要認(rèn)真檢查庫房,關(guān)好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保庫房安全。

          5、庫房?jī)?nèi)檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號(hào)碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房?jī)?nèi)存放個(gè)人物品或堆放雜物。

          6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對(duì)工作,做到帳、物相符。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時(shí),要查明原因,保存依據(jù)。

          7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜,每年定期備份,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備;環(huán)境溫度選定在17℃—20℃,相對(duì)濕度選定在35%—45%。

          8、檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

          三、檔案查閱利用制度

          1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用,查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續(xù),填寫"借閱登記表"。查閱黨組會(huì)議記錄須注明借閱用途,并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以查閱。

          3、查閱檔案,只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將案卷帶出綜合檔案室。

          4、嚴(yán)守機(jī)密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

          5、查閱檔案和需復(fù)印(部分或全部)檔案材料的,應(yīng)在利用效果登記表上注明,并經(jīng)登記。

          6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行,查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案,檔案管理員接到查詢申請(qǐng)后,按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

          7、要愛護(hù)檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發(fā)現(xiàn)有上述情況者,按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。

          8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿,查閱檔案資料者,要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱,查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》,對(duì)借閱和利用進(jìn)行登記,以更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

          四、檔案保密制度

          1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律,不得泄露所藏檔案的內(nèi)容,不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機(jī)密,違者按情節(jié)依法懲處。

          2、定有密級(jí)文件、資料,統(tǒng)一由專人收拆登記,發(fā)送時(shí)不得以普通郵件寄發(fā)。

          3、已歸檔的機(jī)密、秘密文件、資料,只限于直接需要的部門和人員使用,查閱時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

          4、各科室暫時(shí)保存的機(jī)密、秘密文件、資料,應(yīng)妥善保管,不要讓外來人員隨便翻閱,用后立即歸檔。

          5、對(duì)定有密級(jí)的文件、資料,未經(jīng)密級(jí)審批單位批準(zhǔn),一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本,調(diào)離工作時(shí)收回注銷。

          6、不得擅自擴(kuò)大文件、資料的閱讀范圍,確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

          7、不歸檔的秘密及內(nèi)部(重復(fù)或多。┪募、資料,均應(yīng)登記造冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定統(tǒng)一銷毀,不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。

          8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理工作,設(shè)置計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)用戶口令,安裝殺毒軟件,并及時(shí)更新。嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行各種來歷不明的軟件、游戲等。

          9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接,必須實(shí)行物理隔離。

          10、對(duì)已存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí),要建立修改臺(tái)帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計(jì)算機(jī)送維修時(shí),應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除,并做計(jì)算機(jī)修理登記。

          11、嚴(yán)格注意口頭保密,做到守口如瓶,執(zhí)行保密紀(jì)律,在公共場(chǎng)所、投稿、通訊、通電中,不得泄漏及涉及機(jī)密事項(xiàng)。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度,不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

          12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作,進(jìn)行保密教育和保密檢查。

          五、檔案鑒定和銷毀

          為了全面地考察室藏檔案的價(jià)值,確保室藏檔案的質(zhì)量,定期對(duì)一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定,方便檔案的管理和利用,特制定本制度:

          1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),嚴(yán)肅而認(rèn)真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價(jià)值,不得帶有隨意性。

          2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進(jìn)行,邀請(qǐng)被鑒定的單位有關(guān)人員參加,根據(jù)檔案的保管價(jià)值,對(duì)保管期限滿的檔案材料及時(shí)地開展鑒定工作。

          3、經(jīng)鑒定,尚需留存的零散檔案材料,按立卷原則,在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對(duì)已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料,需銷毀的,由鑒定小組提出鑒定意見,編造銷毀清冊(cè),未經(jīng)登記造冊(cè),不得擅自銷毀檔案。

          4、屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

          5、銷毀檔案時(shí),要有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),在銷毀清冊(cè)上簽章,并將銷毀情況報(bào)告鑒定小組,銷毀清冊(cè)應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

          6、嚴(yán)禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

          六、檔案管理員工作職責(zé)

          1、熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高工作效率,為本單位的兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

          2、加強(qiáng)與各級(jí)、各部門的聯(lián)系,做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作,保證其完整、及時(shí)歸檔。

          3、堅(jiān)持原則,保守機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項(xiàng)報(bào)告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故發(fā)生。

          4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和密碼,不得泄露他人,密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理,定期檢查電子檔案的保管情況、檢測(cè)電子檔案的可用性,保證數(shù)字檔案的安全保密。

          5、積極開展檔案利用,及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案,為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

          6、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作和利用效果反饋記錄。

          7、切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作,達(dá)到檔案無丟失、無霉變、無差錯(cuò)。

          辦公室檔案管理制度16

          一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄收進(jìn)檔案室。

          二、室藏檔案、資料要分類單獨(dú)存放,檔案柜、架等要排列整齊、美觀。

          三、檔案的收進(jìn)、整理、利用要詳細(xì)統(tǒng)計(jì),并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實(shí)。

          四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對(duì)無誤后,及時(shí)入庫。對(duì)借出的檔案要按期限及時(shí)歸還。

          五、室藏檔案、資料要每半年清點(diǎn)一次。

          六、要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全工作,制定"八防",配齊防火、防盜、防蟲等設(shè)備,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保檔案資料萬無一失。

          七、檔案室由檔案干部專人管理,查檔人員及其他人員不得隨便進(jìn)入。

          八、對(duì)應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全,并進(jìn)性整理,定期交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

          九、歸檔范圍:凡是幼兒園工作活動(dòng)中形成的能反映本園工作活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

          十、歸檔時(shí)間:各部門應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收集齊全,按照歸檔要求整理好,移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點(diǎn)校對(duì),并履行簽字手續(xù)。

          十一、歸檔要求

          1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整,一律使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩色筆、復(fù)寫紙,普通打印、復(fù)印撰寫和批示文件材料,必須用復(fù)印機(jī)復(fù)印,噴墨或激光打印機(jī)打印的正規(guī)影印件。

          2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,科學(xué)的立卷、分類、編目。

          3、檔案標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,保管期限劃分準(zhǔn)確,便于保管和利用。

          辦公室檔案管理制度17

          一、目的

          為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

          二、歸檔范圍

          公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

          三、檔案負(fù)責(zé)人

          公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

          四、檔案管理員的職責(zé)

          保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

          五、資料的收集與整理

          1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

          2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

          3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

          4、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

          5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

          六、資料的分類與歸檔

          1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

          2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

          七、檔案的借閱

          1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

          2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

          3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

          4、檔案借閱者必須做到:

         、賽圩o(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

         、谧⒁獍踩C埽瑖(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

          八、檔案的銷毀

          1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

          2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

          3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

          4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

          5、在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

          辦公室檔案管理制度18

          為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

          一、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

          二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

          三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

          四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

          五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

          六、文件資料檔案的保管、查閱。

          1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

          2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

          七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

          八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

          辦公室檔案管理制度19

          1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

          2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

          3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

          4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

         。1)查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

         。2)查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

          (3)員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

          (4)非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

         。5)員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

          5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案:

          員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。

          (1)人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。

          (2)員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。

          (3)部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。

          (4)員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

         。5)員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。

          辦公室檔案管理制度20

          一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)9駥?duì)各類檔案進(jìn)行保管。

          二、檔案庫房是機(jī)要重地,除管理人員外,其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

          三、庫房要保持清潔和相對(duì)溫濕度,以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”(防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等)工作。

          四、庫房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外,不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品,檔案裝具排放,應(yīng)做到整齊劃一,符合通風(fēng)、防塵要求。

          五、根據(jù)檔案庫房情況需要,可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備,并定期保養(yǎng),使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃,相對(duì)濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

          六、檔案室要防止陽光直射,庫房照明光源應(yīng)用白熾燈;檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。

          七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì),做到帳物相符。

          八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管,不得丟失。

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