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文件檔案管理制度
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度具有合理性和合法性分配功能。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編幫大家整理的文件檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
文件檔案管理制度1
1目的
為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。
對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。
3職責(zé)
3.1各過程管理部門職責(zé)：
3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。
3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。
3.2生產(chǎn)部職責(zé)：
3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。
3.2.2負(fù)責(zé)體系的.認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。
3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。
4程序內(nèi)容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；
b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；
c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；
b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；
c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；
d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；
e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；
f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；
g.�；窇�(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；
i.供應(yīng)商和承包商檔案；
j.作業(yè)許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。
4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
文件檔案管理制度2
�。ㄒ唬┠康�
建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
�。ㄈ┮�(guī)范性引用文件
《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國(guó)檔案法》
�。ㄋ模┞氊�(zé)
1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負(fù)責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。
�。ㄎ澹┕芾硪�
1.檔案管理范圍
1.1公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。
1.2對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項(xiàng)
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國(guó)家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。
3.歸檔時(shí)間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。
3.4凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，予以復(fù)制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長(zhǎng)期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。
5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(zhǎng)為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長(zhǎng)期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。
6.保密事項(xiàng)
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。
6.2對(duì)公司下發(fā)的.保密文件及重要會(huì)議材料各部門進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷毀。
6.4絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
6.5報(bào)廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷毀，確保保密安全。
6.6對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開的檔案，可劃為“內(nèi)部”。
6.7密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密事件發(fā)生，對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。
7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)
7.1修改、補(bǔ)充科技檔案，必須填寫修改、補(bǔ)充申請(qǐng)單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門不得擅自改動(dòng)。
7.2檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對(duì)已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對(duì)擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。
8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。
8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
8.4銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷。
經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用；銷毀檔案時(shí)必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細(xì)注明。
8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。
對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對(duì)審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。
文件檔案管理制度3
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等
3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4、公司各職能部門在工作中形成的`工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度4
為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。
3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。
5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)
公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號(hào)之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。
“A”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。
“AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。
“AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: SXJKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的`查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營(yíng)運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
文件檔案管理制度5
一、目的
加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的'收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件檔案管理制度6
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的.密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件檔案管理制度7
一、目的
通過對(duì)經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營(yíng)部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jī)的依據(jù)。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。
三、管理職責(zé)
3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。
3.3經(jīng)營(yíng)部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。
3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營(yíng)資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部檔案。
3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。
3.7董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營(yíng)情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。
4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。
4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫(kù)管理要求進(jìn)行檔案管理。
4.14檔案管理員的.檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。
4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。
4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。
五、獎(jiǎng)懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。
5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。
5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。
5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。
5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。
文件檔案管理制度8
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的`各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
文件檔案管理制度9
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的'往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件檔案管理制度10
第一章總則
第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的.紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級(jí)確定與管理
公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計(jì)
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;
(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十三條罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》
文件檔案管理制度11
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購(gòu)置到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
文件檔案管理制度12
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的.文件檔案的管理。
三、職責(zé)
1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；
3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
（1）國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；
（2）上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；
�。�6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
（7）安全設(shè)施檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(zhǎng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存；
（4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁(yè)碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷；
5、檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件檔案管理制度13
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項(xiàng)目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動(dòng)等原因而滯后,為了使本項(xiàng)目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺(tái)階,同時(shí)為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理的方針,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
�、傥募凹夹g(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價(jià)值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗(yàn)收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
②文件及技術(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過程中發(fā)生的往來文件,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專門管理,并形成制度貫徹落實(shí)。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)來文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項(xiàng)目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項(xiàng)目劃分,使同一項(xiàng)工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項(xiàng)目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗(yàn)收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場(chǎng)填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補(bǔ)填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
�、诮还を�(yàn)收資料的'整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計(jì)量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌�(qiáng)交工驗(yàn)收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪�(xiàng)工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)掛鉤,作為獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。
文件檔案管理制度14
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責(zé)
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定一位檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識(shí)，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對(duì)各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助各職能部門、車間對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：
1)基礎(chǔ)檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠區(qū)平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書；
(5)危險(xiǎn)化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單；
(7)應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒富貓?zhí)單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表；
(10)特種設(shè)備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。
2)組織機(jī)構(gòu)
(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。
3)安全職責(zé)
各部門、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)
4)安全管理制度
安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。
5)安全操作規(guī)程
6)教育培訓(xùn)
(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃；
(2)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；
(3)員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡；
(4)員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；
(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；
(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，
(9)其他安全培訓(xùn)記錄。
7)安全檢查
(1)各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；
(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報(bào)主管部門的報(bào)告；
(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄；
(9)各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄；
(5)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；
(6)安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
10)防護(hù)裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)
(1)各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料；
(2)各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄；
(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號(hào)及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設(shè)備
(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄；
(3)特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄；
(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；
(5)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運(yùn)行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運(yùn)行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。
13)工傷保險(xiǎn)
(1)參加工傷保險(xiǎn)員工的.名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；
(4)其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護(hù)用品
(1)各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調(diào)查處理
(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；
(2)事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄；
(3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；
(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；
(4)火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則；
(5)義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測(cè)試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄；
(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(cè)(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件、記錄、臺(tái)帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國(guó)家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；菲髽I(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)
(2)機(jī)構(gòu)和職責(zé)
(3)風(fēng)險(xiǎn)管理；
(4)管理制度；
(5)培訓(xùn)教育；
(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險(xiǎn)化學(xué)品管理
(10)事故與應(yīng)急
(11)檢查與自評(píng)
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號(hào)。
3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對(duì)保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對(duì)經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定人員簽字后，報(bào)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊(cè)長(zhǎng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國(guó)家利益和他人的合法權(quán)益。
(3)應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。
文件檔案管理制度15
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的.技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
文件檔案管理制度16
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的`收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁(yè)碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件檔案管理制度17
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
（1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。
（2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。
�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。
（5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的資料后裝訂成冊(cè)。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。
7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的`保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無(wú)關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁(yè)和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。
5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。
文件檔案管理制度18
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的'文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度19
為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。
第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件，內(nèi)部資料，活動(dòng)資料及簿、冊(cè)、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的'歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
2、長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。
3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。
第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時(shí)間。
1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。
2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。
3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。
2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國(guó)家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。
文件檔案管理制度20
一、目的
為加強(qiáng)與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，加強(qiáng)安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責(zé)
1、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2、綜合管理部負(fù)責(zé)體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負(fù)責(zé)組織體系文件的編制、評(píng)審、修訂；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作；負(fù)責(zé)有關(guān)上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
3、安全環(huán)保部負(fù)責(zé)組織編制、修訂、評(píng)審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、審核，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)記錄的格式及使用負(fù)責(zé)，對(duì)記錄填寫的規(guī)范性進(jìn)行指導(dǎo)及監(jiān)督，負(fù)責(zé)保管職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計(jì)工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類
（1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；
（2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
（5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
（8）隱患排查；
�。�9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報(bào)告和處理；
�。�13）績(jī)效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn)。
2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)
安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號(hào)由安全保衛(wèi)科負(fù)責(zé)，按管理體系要求統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)控制。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標(biāo)識(shí)。受控文件在更改時(shí)接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動(dòng)，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈(zèng)送、轉(zhuǎn)讓。
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、各級(jí)政府主管部門及上級(jí)單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號(hào)。
3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準(zhǔn)
安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負(fù)責(zé)編制、審核職責(zé)范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時(shí)進(jìn)行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放
行政辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對(duì)文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實(shí)行無(wú)紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負(fù)責(zé)收集、整理、識(shí)別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評(píng)審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評(píng)審，對(duì)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)評(píng)估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進(jìn)行修訂、完善后按原審批程序進(jìn)行發(fā)布。文件評(píng)審組織部門應(yīng)保存文件評(píng)審和修訂的`記錄。
對(duì)少量的變動(dòng)可由更改人采用“劃線更正法”進(jìn)行更改，當(dāng)一頁(yè)有三處以上（含三處）的更改時(shí)，采取換頁(yè)的方式進(jìn)行并標(biāo)注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號(hào)從1開始順序標(biāo)注。當(dāng)文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時(shí)，對(duì)體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的換版標(biāo)注。
所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負(fù)責(zé)更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制
安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請(qǐng)后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請(qǐng)，經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后方可補(bǔ)發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時(shí)，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計(jì)和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計(jì)編制并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設(shè)計(jì)應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動(dòng)，滿足支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號(hào)、日期、項(xiàng)目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，將該項(xiàng)用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責(zé)任人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷毀
安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進(jìn)行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項(xiàng)目完成時(shí)向檔案管理部門及時(shí)歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時(shí)，由原發(fā)放部門提出申請(qǐng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
對(duì)要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類
歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應(yīng)對(duì)下列主要安全生產(chǎn)資料實(shí)行檔案管理：
�。�1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；
�。�2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報(bào)告和處理；
（13）績(jī)效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn)。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確真實(shí)、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目造冊(cè)。
具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時(shí)間
各部門在安全生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項(xiàng)目活動(dòng)內(nèi)容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復(fù)制有密級(jí)的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時(shí)，不得損害國(guó)家利益和他人的合法權(quán)益。
14、相關(guān)記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評(píng)審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復(fù)制記錄
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