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物業(yè)項目檔案管理制度（精選13篇）
在現(xiàn)實社會中，制度的使用頻率逐漸增多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編精心整理的物業(yè)項目檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
物業(yè)項目檔案管理制度 1
一、各類技術(shù)資料必須裝訂成冊，由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細目錄。
二、資料室要有兩套完整的竣工驗收后的'圖紙和設(shè)備技術(shù)資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三、檔案室的備用圖紙，如設(shè)備的規(guī)范、標準等，如要借用，必須填寫資料借用單，經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可借閱，但必須限期歸還。
四、工程部重要設(shè)備的運行記錄，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應(yīng)責成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
六、《報修工作單》每月裝訂成冊，歸檔保存，保存三年。
七、每一臺設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬卡，詳細記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家，各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄，每次維修維護記錄，每次設(shè)備事故記錄等，臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
八、設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊，編制目錄。
物業(yè)項目檔案管理制度 2
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認可，如有違反的，作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況，對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的，對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。
7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識，主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對任何人的不正當打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當事人個人承擔導(dǎo)致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務(wù)報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當?shù)腵保管、儲存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理，并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責，以達到文件管理要求，必須做到檔案標識清晰、分類明確，易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補，損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
物業(yè)項目檔案管理制度 3
檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的`有序正常進行。
1、所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責；
2、所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時歸檔，其他人員不得擅自處理；
3、對性質(zhì)不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找；
4、對于客人檔案應(yīng)建立詳細檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人；
5、所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件；
6、對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
物業(yè)項目檔案管理制度 4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的'"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘n案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
物業(yè)項目檔案管理制度 5
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的`變更，保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
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為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的'檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)項目檔案管理制度 7
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的'，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
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一、總則
1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項目。
二、檔案室的設(shè)立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負責，包括檔案的'收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進行培訓(xùn)和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時收集各類檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù)，滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷毀
5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對過期或無用的檔案進行銷毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷毀檔案時，應(yīng)進行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2 對本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)項目檔案管理制度 9
第一章總則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的`共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔任社會職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內(nèi)，負責按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應(yīng)及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。
第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴肅處理。
第十七條檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條檔案庫房是機要重地，無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評教育甚至紀律處分。
第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯。
第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動，檔案轉(zhuǎn)遞要做到檔隨人走，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條對轉(zhuǎn)進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。
物業(yè)項目檔案管理制度 10
依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》，結(jié)合企業(yè)實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的'數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)項目檔案管理制度 11
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復(fù)印一份存檔。
（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的`影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)項目檔案管理制度 12
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標準、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責
4.1本部人力資源職能部門
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復(fù)印件。
4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負責B系列員工人事檔案的`借閱、移交和銷毀工作。
5、內(nèi)容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓(xùn)等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門、員工工號進行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權(quán)限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負責人核準并備案。
5.6檔案調(diào)動
跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經(jīng)理審批后，進行粉碎處理。
5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。
5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴格按照統(tǒng)一的歸檔標準分類，按服務(wù)中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)項目檔案管理制度 13
為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。
2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。
5、歸檔的`文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
9、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)相關(guān)部門批準，在指定地點銷毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。
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