公文寫作的基礎知識
公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的規律，下面是小編收集的公文寫作基礎知識，歡迎大家閱讀！
公文寫作的基礎知識 1
一、公文寫作基本要求
公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的規律，公文寫作基本要求就是對這些規律的反映。其內容是：合"法"，求實，合體，簡明，嚴謹，準確，規范，完整，清晰，耐久 。
二、行文規則
行文規則是關于正確有效傳遞文件的規定，也是撰擬公文的指導依據。遵守行文規則具有重要意義。
行文規則的主要內容包括：根據機關間的工作關系準確行文；選擇適宜的行文方式，一般不越級行文；正確選擇主送，抄送機關；明確發文權限，不越權行文；堅持"黨政文件分開"；聯合行文時，作者應為"同級"；行文前需就有關問題協商一致；嚴格控制文件數量，簡化行文手續。
三、文稿書寫規范
書寫規范主要涉及：文稿用紙要求；圖文區的規定；稿紙的使用；書寫格式要求；字體與各種計量單位的使用；標點符號使用；外文字母書寫；公文中的數字表示；序號表示；標注格式設計，排版，印刷注意事項的要求；文稿的修改；頁碼的標注；注釋的處理；公式的處理；文中的表格的編排。
四、公文寫作的一般步驟
（一）公文寫作前的準備
1、明確行文目的和要求。
2、確立公文主題。
3、選定公文文種。
4、占有材料。
5、確定具體表達方式。
（二）撰擬文稿
1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次，段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。
2、擬出寫作提綱。
3、正式撰擬文稿。
（三）審核修改
文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規定的程序進行。
五、公文的語言特點
公文語言的主要特點是：莊重，準確，樸實，精煉，嚴謹，規范。這些特點具體體現在公文詞語，公文語句，公文表達，公文修辭中。
六、公文詞語的選擇
在選擇詞語的過程中應注意： 認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際；注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點；注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果；注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則；注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執行性；注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以"有的放矢"便于理解和執行；注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果；注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性；注意根據文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力；注意詞語的規范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。
七、公文中特殊事物和概念的表達要求
在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規則，邏輯規則之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意：時間的表達；空間的表達；職務，姓名的表達；數量的表達；范圍的表達；程度的表達；語氣，神態的表達。
八、公文修辭
公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明，質樸平勻，精練順達，反對含糊暖昧，繁冗堆砌，輕浮造作，重內在美而不只求形式美；在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。
九、公文專用詞語
由于表意和表現特殊色彩的需要，公文中有一些出現頻率較高的詞語。這些詞語詞形確定，詞義精確特定，用途穩定專門，并為從事公文工作的人們所熟悉，它們就是公文專用詞語。正確地使用公文專用詞語可使寫者順手，讀者便當，保證表意精當得體，理解精確周嚴，可提高制發和處理公文的質量與效率。
公文寫作的基礎知識 2
公文的結構分三部分：版頭、主體、版記
版頭有六個要素，份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號和簽發人。這六個要素中，發文字號作為區分兩份公文最主要的區別，也是考試中最重要、最常考的考點。發文字號由“發文機關代字、年份號、順序號”三部分組成的，其中年份號必須用六角號括住，如果是大括號、中括號或小括號則是錯的，改錯時尤其要注意這一點。在順序號那里也容易出錯，如在順序號前面加“第”或標虛位等，正確的發文字號表示如下“國辦發〔20xx〕5號”。
版頭六要素
版頭六要素并不是所有公文都必備的，有些要素是可能有也可能沒有的，如份號，涉密公文必須有份號，而不涉密的就可有可無;密級和保密期限以及緊急程度也是，只有涉密的公文才需要寫密級和保密期限，緊急的文件才需要寫緊急程度，其他的則不需要;只有在上行文中才需要標注簽發人，下行文和平行文則不用。還有一點需要注意的是，如果標注簽發人，則發文字號和簽發人分居紅色反線上方左右兩側，左右各空一格編排。
主體
公文主體是考查的重中之重，由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名和印章、成文日期、附注以及附件等組成的。在標題這一塊，專家提醒大家注意標題的三種形式，完整形式：發文機關名稱+事由+文種;簡略形式：事由+文種或者只有文種。在改錯時，尤其要注意標題中的發文機關名稱要和后面的發文機關署名一定要保持一致，如果不一致，根據正文確定發文機關后修改。在公文改錯或者公文寫作中，不建議大家把標題擬成只有文種的這種簡略形式，這種有點投機取巧的做法，雖然不能稱之為錯，但是會影響得分，所以最好寫完整形式的標題。
主送機關這一塊，需要注意兩點即可，一是主送機關必須是“機關”，而不能是個人，如果主送機關寫的是“XX機關領導”一定是錯的;第二是要注意主送機關為多個時它們之間的標點符號，一般遵循“同級不同類的用逗號隔開，同級同類的用頓號”這樣的原則。正文部分，大家按照一般的語言要求語句通順、表達準確、無歧義即可，但是要注意請示只能“一文一事”，如果出現了多個請示事項的，一定要把附加事項進行刪除。
附件說明的修改需要結合正文來看，如果正文中出現了“見附件”的字樣，而后面沒有附件說明的，一定要把附件說明加上。在加附件說明的時候，一定要注意附件的名稱不加任何標點符號。后面的發文機關署名和印章以及成文日期這一部分，需要大家注意兩點，一是大部分公文都需要蓋章的，大家在發文機關署名后面加“(印章)”即可，此時成文日期右空四格;二是成文日期必須用阿拉伯數字，年月日標全，且不標虛位，如“20xx年11月6日”。
附注是在成文日期下一行右空兩格用小括號標注的部分，有時有，有時無，所以無需刻意添加。不論是在公文寫作還是公文改錯里面，附件一般不會出現，裝訂時也是在后面，所以有人會認為附件是版記部分。大家一定要記清楚附件是公文主體的組成部分。
版記
版記主要由抄送機關、印發機關和印發日期組成。其中，印發機關和印發日期位于版心的最后一行，分列左右兩側，左右各空一格，印發機關與發文機關可以不一致，印發日期也可以遲于成文日期。
對于公文格式的掌握，專家建議大家拿出一張白紙把公文的各要素寫出來，多寫幾遍，腦海里就會留下一份完整的公文格式。這樣，不論是公文改錯還是公文寫作，格式這一塊拿分就會易如反掌。
公文寫作的基礎知識 3
1、確定公文寫作的類型和目的
公文寫作需要先確定文體和目的，一般情況下我們會有以下幾個基本的文體：
公告/通知
請示/批示
報告/匯報
倡議/建議
在確定文體之后，我們還需要確定公文的目的，即寫這篇公文的目標是為了解決什么問題或者達到什么目的。
2、分析讀者需求和觀點
寫好公文需要知道讀者的需求和觀點。在寫公文之前，我們需要先明確我們的讀者是誰，然后了解他們的需求點以及對于這個問題的觀點，從而選擇合適的方法和詞語進行表達。
3、了解常用的公文格式
公文格式的規范可以保證公文的規范性和準確性，讓讀者更容易理解和接受你的信息。常用的公文格式有以下幾個部分：
信頭
內容頭
正文
結尾
在寫公文時，應當注意每個部分的內容和格式應該如何安排，從而讓公文在形式上更加規范和嚴謹。
4、注意公文的語言表達
公文的語言更加注重嚴謹性和準確度，不同于平常的口語化和隨意化表達。在寫公文過程中，我們需要注意以下幾個點：
保持表述簡潔明了
確保詞語的準確性
避免使用含糊不清或者歧義的詞語
細致用語，表述詳實
特殊情況下需要使用專業術語
5、潤色演繹公文
為了保證公文的規范和準確度，在寫好公文之后，我們需要對其進行潤色，以達到更加嚴謹和有效的效果，常用的方法有：
重點內容標注
語言潤色
信息整理
版式設計
特別提示
在寫公文的時候，我們應注意以下到幾點：
不要使用友好化的詞語和表述方式。
不要在公文中涉及個人言論。
不要使用繁瑣的格式和長句子。
結論
總的來說，要想寫好公文，需要消除寫作的困惑和迷茫，只有明確文體及公文的目的，掌握公文格式，遵循語言規范進行表達，積極利用到潤色的方法進行優化。本文總結的常用公文寫作基礎知識，將幫助你構建高效寫作能力，使公文寫作變得簡單、容易、高效。
公文寫作的基礎知識 4
“日日走，行萬里路;時時學，破萬卷書。”要想“下筆如有神”，就需“讀書破萬卷”。大持人杜甫的著名詩句“讀書破萬卷，下筆如有神”，深刻而準確地闡明了勤奮學習、博覽廣采對寫作的至關重要性。
一、博覽廣采有利于端正自己的寫作態度
古人云：“文如其人”。什么樣的人就寫什么樣的文章。一篇好的文章，不僅文字優美，構思巧妙，而且還飽含著作者對生活的熱切向往，對事物的深刻認識，是作者思想品格、理論修養、思維能力、語言儲備等綜合素質的全面體現。認真負責、善于思考者，其文章就嚴謹有序、簡潔有力;和善厚道、不圖虛名者，其文章就深沉含蓄、真摯樸實;滿腹虛榮、作風浮漂者，其文章往往濫用修飾、華而不實;頭腦不靈、思路不清者，其文章往往雜亂無章、缺乏邏輯。
人們的寫作態度與思想修養和工作作風有著密切關系，思想修養和工作作風都需要通過讀書看報來不斷提高。“讀一書，長一智。”、“讀書多，積理富。”、“讀好書是一種樂趣，一種情操，一種向全世界古往今來的偉大和名人求教的方法，一種和他們展開討論的方式，一封邁進科學宮殿和未知世界的入場券，一股改造自己，豐富自己的強大力量。”(王梓坤《中國科學院院士自述》)“讀書絕不是要使我們散心消遣，倒是要使我們集中心知;不是要用虛假的慰籍來麻痹我們，使我們對無意義的人生視而不見，而是正好相反，要幫助我們將自己的人生變得越來越充實、高尚，越來越有意義。”(黑塞《獲得教養的途徑》)看來要想提高自己的思想修養，改進工作作風，端正寫作態度，就必須多讀書、讀好書，通過讀書看報，凈化心靈，陶冶性情，提高修養，完善自我。
不少人通俗地認為：看一個人如何安排自己的業余時間，便知道他有沒有品位、有沒有出息。因為上班時間大家做的是基本相同的工作，要想與眾不同，有所發展，有所進步，就需要有大量的業務時間投入。如果整天迷醉于搓麻將打撲克上網聊天，一坐幾個小時，或者傻呼呼地看幾個小時的電視，還想提高寫作水平，寫出有分量的文章，開創出令人羨慕的美好前景，人世間哪有那么好的美事。
同時，若想寫好一篇文章，要經過立意擬題、選材構思、執筆成文、修改完善等一系列復雜過程，要苦苦思考、反復琢磨，熬時間、費心血、傷腦筋，確實不易。有時為了給領導寫講話，加班加點，領導在臺上有聲有色地講一通，但很少有人想起執筆者;有時沒能很好地領會領導意圖，稿子寫的一般，就得推倒重來，不僅領導有看法，自己也感到很內疚。對于這種勞神費力的苦差事，缺乏品格修養和奉獻精神的人，是不愿干也干不好的。
要想做好文，需先做好人。人過于平穩舒適，往往會流于平淡，過于清閑安逸，往往會無事生非，幾經磨難才能造就不凡，奮進忙碌就會光明燦爛。要想提高寫作水平，在事業上有所發展，一方面需要刻苦學習，不斷加強自身的道德品質和思想情操等方面的修養，一方面需要正確認識苦與樂的辯證關系，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，淡泊名利，默默耕耘，無私奉獻，甘為人梯。成績來自付出，有付出必定會有收獲。
二、博覽廣采是寫作必要的知識準備
寫文章一方面需要從生活中取材尋源，把現實生活作為寫作的動力和源泉，從中選取活生生的感性材料，另一方面需要勤奮學習，博覽廣采，掌握大量的書本知識。
我國偉大的歷史學家、大文豪司馬遷將其學習的一生概括為：“行萬里路，讀萬卷書，通天下之遍，成一家之言。”這向人們昭示：他之所以能通天下之遍，成一家之言，主要是因為讀了萬卷書，借鑒和吸收了他人的經驗和智慧;行萬里程，直接獲得了感性材料。司馬遷如果不閱讀大量的史料，就無法寫出偉大的傳記文學作品《史記》。曹雪芹若沒有園藝、服飾、建筑、天文、歷史、醫學等多方面的知識，就寫不出文學巨著《紅樓夢》。寫作前的知識準備，是寫作的重要環節，無論是初學寫作者，還是大作家，都不可逾越。我們常常羨慕有些同志的寫作水平，卻忽視了他們的勤學好學。許廣平同志對魯迅寫作前所做的準備工作是這樣敘述的：“魯迅在寫一篇稿件之前，常常有一個很長的醞釀時間。有時間遇見朋友，他就會談起來，說他看到了什么材料，想寫個什么東西;有時候也不講，靜靜地讀書，默默什么地思索，或者暗自打腹稿。有時候，看起來魯迅寫得很快，但是日常不斷的多方面學習、積累的結果，是勤學苦練的結果。他從來不浪費一點一滴的時間，有機會就讀書。……”
像魯迅那樣的大文學家，尚且孜孜不倦地學習，我們這些初學寫作者，就更應該加倍努力了。只有積累了豐富的知識，掌握了相應的寫作技法，才能觸類旁通，加深對事物的理解與認識，對事物的表現才會生動、傳神，對問題的分析才能透徹、深刻，對未來狀況的預測才能科學、準確，文章才能寫得好、寫得快。
三、博覽廣采的同時應當勤于積累
俗話說：“柴砍的再多，若無繩子捆扎，仍然背不下山;書談得再多若無線索貫穿，仍注不入腦海。”學海無涯，人生短暫。對一個人來說，一方面對看過、聽過的東西，要及時加以梳理，去粗取精，去偽存真，將那些對自己有用的內容積累起來，經常翻閱，使自己對其留下深刻印象;另一方面應當根據工作性質不同，有針對性地搜集與本工作有關的資料和知識，以便盡快進入角色，提高寫作水平。
就初學寫作的同志來講，積累的重點應當是積詞匯、積名言佳句、積剪報、積實用文體范例等等。
積詞匯。詞匯作為詞和固定短語的總和，我們掌握的越多，語言就越豐富，表現力就越強，寫作起來就會得心應手，行文流暢。要掌握大量的詞匯，必須依靠平時的學習積累。積累詞匯的方法主要有三種：一是深入實際，在豐富的語言生活中有意識地收集、記錄;二是認真閱讀古代的、現代的、經濟的、政治的等作品，對自己尚未掌握并且較為精彩的詞匯，及時記下，從中汲取語言;三是在寫作實踐中熟悉掌握各類詞匯，關于運用各種詞匯。積累詞匯必須認真、細致，對于較為生疏的字、詞及短語，一定要隨時查閱工具書，將其注音、釋義等批注在文章旁邊，弄通弄懂，不留死角，這是提高文字水平的有效途徑。關于集詞對于提高文字水平的積極作用，本人深有體會。我在高一之前，理科較好，文科較差，對此非常焦急，應告訴了教我化學的杜老師。杜老師告訴我，轉眼之間就要高考了，依靠看小說等課外書籍來提高語文水平已經來不及了，只有一個辦法，就是身邊一定要有本字典，無論是看語文、政治、地理、歷史等文科方面的書，還是看數字、物理、化學、生物等理科方面的書，遇到不認識，或者雖然認識便不知道是什么意思和如何運用的字、詞、成語及句子的時候，要隨手查閱字典，標上記號，加以注釋，牢牢記住。照此方法，我堅持了一年，1982年高考時語文成績果真有明顯提高。篇6：公文寫作基礎知識
文書一詞，在人們日常生活和公務活動中，使用的極為普遍和廣泛。它可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。文書還可以指一種職業，如某某人在做文書工作，也可以指職務名稱，如文書、文書科長、文書處長等。
文件同文書一樣，有時也可以指文件材料的總稱。如一次大型會議，會議結束之后，要將會議文件立卷歸檔保存。這里說的文件，即指會議形成的有規范格式的正式文件，如會議紀要、決議等，也包括會議進行中的簡報、領導講話、代表發言、會議紀錄，甚至還包括錄音、錄像、照片等有關資料。但是，對于一些重要的文件，如：中共中央文件、國務院文件等具有規范格式的正式文件，人們往往鄭重地稱之為“文件”，而不稱文書或公文。就某一單份的文件來說，人們也習慣地稱之為一份文件，而不叫一份公文或一份文書。
至于公文的概念，它的特指范圍是很清楚的，是指各級關單位為了辦理公務二產生的文書或者文件。從這個意義上說，它是公務文書或者公務文件的簡稱。
從一些史籍的記載來看，文書、文件和公文這三個要領是分別在不同的歷史時期出現的，有一個產生和演變的過程。
“文書”一詞，最早見于西漢賈誼《新書·過秦下》：“禁文書而酷刑法，先詐力而后仁義。”王充《論衡·別通》也有關于“文書”的記載：“蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也。”這些地方所說的“文書”，是泛指古代的文籍圖冊。在我國先秦時期，“文”與“史”是很難分開的。“文書”的概念范圍要大些，一些有史料價值的文字材料都可稱之為文書。
漢代以后，文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。《漢書·刊法志》：“文書盈于幾閣，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驛》詩有“滿眼文書堆案邊，眼錯偷得暫時眠”的句子。這些地方所說的“文書”就是指的公務文書。
“公文”一詞，出現于東漢末年和三國時期。漢代多稱文書，稱公文較少。三國以后，多稱公文，指官府之間往來的公事文書。如《后漢書·劉陶傳》：“州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。”是說東漢末年，黃巾起義的領袖張角等人勢力強大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉告，不肯以公務文書的形式上奏朝廷。《三國志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。自此以后，公文就成為公務文書的統稱了。
“文件”一詞，大約在清末才出現，當時在外交文書中提到“尋常往來文件”，“交涉文件”等。宣統三年五月，朝廷三年五月，朝廷頒布的《內閣屬官官制》，將“掌本閣公牘文件”，作為承宣布廳職責之一。后人承襲歷史，文書、公文、文件這三種叫法一直沿用至今。篇7：公文寫作：公文基礎知識及寫作
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文寫作的基礎知識 5
一、計劃文書的種類與作用
計劃一類的文書，有計劃、規劃、方案、綱要、要點、打算、設想、預測和意見等，這些文種的內容都是寫的未來，即還沒有發生或將要發生的東西。但是，它們之間有范圍、時間、粗細、遠近等方面的差別。一般地說，規劃、綱要的時間跨度大、范圍廣，帶有全面性和長期性;方案、預測的時間跨度小，多指專項工作，思考得較細;計劃的時間有長有短，內容可全面可單項，如五年計劃、年度計劃、季度和月度計劃，其內容有國民經濟發展計劃、工業生產計劃、教育工作計劃等;設想、打算屬于初步的或非正式的東西，設想的時間較長，打算的時間較短，思考不很周密，帶有粗線條的想法。因此，作者可以根據內容、時間、重要程度等多種要求，確定選用哪一個文種。例如，考慮未來的十年可用規劃，考慮未來的三、五年可用計劃、考慮近期的要做的某項工作可用方案、意見、打算等。
計劃文書在工作中有著很重要的作用：一是可以明確奮斗的目標和方向;二是對人們的行為可以作指導性的規范;三是可以激勵人們的熱情和斗志。
二、計劃文書的基本特點
寫計劃一類的文書，必須了解其基本特點：
1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而寫計劃文書這一點尤為突出。因為，規劃、計劃必須事前制定，所以，在制定規劃、計劃前，必須有超前思想，才使規劃、計劃立于不敗之地。
2、創新性。不論是中、長期計劃，還是近期計劃，其內容都要有新意。如果每年的計劃都是老套套，那么這個計劃可以不要。對一個地區來說，在發展的規劃、計劃中，要有新項目、新指標、新措施、新的增長點。否則，這個地區的經濟建設望洋興嘆能前進，甚至倒退。對一個企業來說，在發展的規劃、計劃中，要有新產品、新技術、新的經營戰略，否則，這個企業不僅不能發展，而且連生存也難以為繼。所以，寫計劃文書一定要堅持創新精神。
3、指導性。規劃、計劃、方案等經過上級機關審批以后，就具有權威性。它既是行動的方向，又是指導工作的根據。所以，寫計劃文書前一定要認真調查研究，落筆慎重，防止失誤。
4、客觀性。計劃文書雖然是人們主觀意志對未來的設想，但是，這種思想并不是幻想，或者胡思亂想，而是有依據、有實現可能的設想，符合客觀事物發展的規律。一般地說，在寫規劃、計劃前，先要深入調查，充分占有資料，了解各種因素，在此基礎上，綜合分析研究，提出切實可行的任務、指標和措施。因此，計劃文書是主觀和客觀的統一，不是純主觀的產物。
三、計劃文書的一般寫法
計劃文書的結構，大體可分為：
標題：計劃文書的標題直截了當，是什么規劃、計劃就是什么名稱，不轉彎抹角，不需要文采式的或形象生動的標題;一般也不分正副標題。例如，某某市國民經濟第九個五年計劃，某某縣“九五”農業發展規劃，某某鄉20xx年植樹造林計劃。有時在地區或單位下面插入“關于”介詞，如某某局關于20xx年工作計劃，有點類似公文標題。總之，計劃文書的標題，應該按照規劃、計劃的時間和內容來確定。
正文：計劃文書在通常情況下，分為四個部分：
第一部分，導言。它介紹寫此規劃或計劃的背景，交待其依據，說明目的及其重要意義。按照意思分層次寫，不一定用一二三四等序數詞來排列。(這部分的篇幅不要太長，如中長期的計劃可以多說一些，年度工作計劃或忖項工作計劃用幾句話交待一下根據就行)，使人知道這個規劃、計劃是有依據的，不是憑空寫的。
第二部分，任務(含指標)。這部分是計劃文書的核心，也是奮斗的目標和方向。計劃文書中如果不提任務、指標，那就沒有制定規劃、計劃的必要。任務包括兩個方面：一是總的任務和指標，說明本地區本單位在計劃期內，經濟增長的總體水平，達到怎樣的規模，經濟總量的發展要求;二是具體任務，比如農業、工業、交通、財政、金融、科技、教育、文化、衛生等行業的任務和指標，以及發展的程度。總的任務要概括寫，具體任務應分項分條寫。這樣使人看了一目了然，知道在規劃或計劃期間，該地區該單位的總任務是什么，各行各業的具體任務是什么，做到心中有數、目標明確。
上述任務部分是指大的全面的計劃而言，至于短期計劃和某項工作計劃，不必要這樣分開寫，總的任務和具體任務可合并起來，可分條寫，也可不分條寫。因為這類計劃比較簡單，內容又不太復雜。
第三部分，因素分析。這部分是對完成任務的各種有利因素和不利因素的分析，也可以說對完成任務的可能性進行評估，說明完成任務的有利條件有哪些，不利條件或困難有哪些，從而充分利用有利條件，正視不利因素與困難，達到趨利避害，完成與超額完成計劃任務。寫這部分時可梳理成幾條寫寫，即有利條件幾條、不利條件幾條，對于那些不穩定的可變因素還要估計在內。既不要把各種因素寫得過分具體，也不能寫得空洞抽象，點明了，說到為止。因為因素分析，畢竟屬于依據客觀情況推斷出來的認識，難免不含有個人的意志，決不能把話說死了。
第四部分，措施和步驟。這部分是計劃文書的重點，也是任務部分的延伸。沒有任務，就談不上措施;沒有措施，任務就是空中樓閣。所以，寫計劃文書兩大部分最重要：一個是任務，一個是措施。這是相互依存、不可缺少的兩部分。寫措施可梳理幾條寫，可用一二三四序數詞，亦可用小標題，使措施之間隔開，重要的放前面，將要的放后面，盡可能寫細寫實，便于執行單位操作。至于不太重要的措施，可概括寫，一筆而過，也可省略不寫。
計劃文書的四個部分，在內容上是有機的聯系，是一環套一環的。即使結構有改變，或寫三個部分，或寫五個部分，也是四部分內容的某一部分的展開或濃縮。不管如何調整，這樣三個問題是要回答的，即寫計劃文書的依據是什么，它的任務要求是什么，怎樣來完成這個任務。只要掌握這些原則，就能駕馭自如，寫好計劃文書。
四、寫計劃文書應注意三點
1、基礎材料要準確。計劃文書中的設想是建筑在各種材料基礎上的，是科學的設想，符合客觀事物發展的規律，并不是毫無根據的天方夜譚。因此，寫計劃文書的各種基礎材料，包括數據、信息、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料，一定要準確、真實、不能有假。如果以假材料為依據，推測出來的設想，將使規劃、計劃很難實現，還會造成重大失誤。
2、任務指標有余地。計劃文書里所提出來的任務、指標和各種措施要求，一定要實事求是，既不能脫離現實、好高騖遠，也不能因循守舊、停滯不前。否則，不是保守，就是冒進。所以，在任務、指標、措施上應留有余地，允許上升的空間。就是說，在充分調動群眾積極性的基礎上，經過努力，可以實現和超額完成計劃。
3、使用樸實的語言。計劃文書與總結、調查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用相實、莊重的語言。因為計劃文書的內容，都是要求人們未來做的，只有理解明白，才能做，才能執行。所以，語言要樸實無華，不能似是而非、模棱兩可，特別是任務指標決不能含糊，一定要清清楚楚，表達準確，這是計劃文書對語言的要求。
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