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應用文寫作基礎知識：公文的格式
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1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規(guī)范和印制規(guī)范的總和。
2、行政公文的格式的內容：2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條對行政公文的格式做出了規(guī)范性的規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。”現(xiàn)行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會議紀要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。
行政公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(又稱“間隔橫線”)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含紅色反線)以下的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞(包含主題詞)以下的各要素統(tǒng)稱版記。
(1)眉首：眉首又稱文件頭，位于公文首頁上部，用套紅印刷，占首頁的三分之一或五分之二;一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等部分組成。
秘密等級和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過程中的國家秘密的安全，涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。秘密公文分為絕密、機密、秘密三級，其中“絕密”、“機密”級公文還應標明份數序號。
緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。如需同時標識秘密等級，則緊急程度在下，秘密等級在上。
發(fā)文機關標識。發(fā)文機關又稱版頭，用紅色標識居文件頭部分正中，一般有兩種形式：一種是由發(fā)文機關名稱和“文件’’二部分組成，如“北京市人民政府文件”;另一種是只標明發(fā)文機關名稱(適用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。發(fā)文機關名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱，如果是幾個單位聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。
發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份和序號三部分組成。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關的發(fā)文字號。
簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表發(fā)文機關核準、制發(fā)該公文的負責人，是公文生效的具體責任者。上行文(包括上報的“請示”“意見”“報告”)應當在首頁注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
紅色反線(又稱“間隔橫線”)。紅色反線是一條較粗的通欄紅線，位于“發(fā)文字號”與文件主體部分的“標題”之間，把文件頭部分和正文部分分開。一般政府機關公文用一條通欄紅線，黨的機關文件在通欄紅線正中加一顆紅五星做標志。
(2)主體：是文件的主要部分，包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件八個部分。
標題。公文標題的三要素：完整的公文標題由發(fā)文機關、事由、文種三部分組成。如《國務院辦公廳關于表彰獎勵中國女子足球隊的通報》(國辦發(fā)[1999]61號)，發(fā)文機關是“國務院辦公廳”，事由是“表彰獎勵中國女子足球隊”，文種是“通報”。
公文標題的核心要素：“文種”是公文標題的核心要素，同時也是不能省略的要素。
公文標題除了采用三要素齊備的完整式標題形式外，還可以采用省略式標題形式。省略式標題包括以下三種情況：一是省略發(fā)文機關的標題，如《關于嚴厲打擊傳銷和變相傳銷等非法經營活動的意見》，通常有文件版頭的公文(主要指上行文)，標題不必再重復發(fā)文機關;二是省略事由只由發(fā)文機關和文種組成的標題，如《中華人民共和國主席令》、《中國人民銀行通告》等;三是省略發(fā)文機關和事由，只有“文種”一個要素的標題，如《通告》、《公告》，這類標題一般適用于內容較單一的公布性、知照性公文。
注意：公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。對于轉發(fā)文，除批轉法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。
轉發(fā)上級機關的文件，如果標題過長，可以自擬事由摘要轉發(fā);如果是層層轉發(fā)的文件，可以只轉發(fā)首發(fā)機關的名稱。
例題：
1、國家稅務總局轉發(fā)了國務院題為“關于做好稅制改革工作的通知”這一文件，自治區(qū)地稅局再轉發(fā)給各盟市地稅局，盟市地稅局再進行轉發(fā)時，寫成了《通遼市地方稅務局關于轉發(fā)內蒙古自治區(qū)地方稅務局關于轉發(fā)國家稅務總局關于轉發(fā)國務院關于做好稅制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。
2、標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。如：國務院關于依靠科技振興農業(yè)加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關：是指負責辦理和答復該份公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
下級向上級機關發(fā)出的請示或報告，一般只寫一個主送機關，受雙重領導的下級機關向上級請示時，也要確定一個主送機關，其他用抄送形式，不能多頭主送，避免出現(xiàn)責任不明，誤時誤事的現(xiàn)象;上級對下級機關的發(fā)文，主送機關應按法定或約定俗成的慣例排序，如通遼市人民政府下發(fā)的普發(fā)性文件，主送機關可以是“各旗、縣、市、區(qū)人民政府，市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會或群眾公布的公文及法規(guī)章程等，一般不寫主送機關。如通告、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，是用來表達具體的思想內容的。正文應根據文種和寫作意圖選擇恰當的表達方式和結構，在公文格式規(guī)范、行文關系正確的前提下，一篇公文的水平與效果關鍵取決于正文的擬定。
正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號;引用外文應當標明其中文含義。正文寫作的要求：
第一，符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策以及上級機關的有關規(guī)定。
第二，要有針對性，即以事實為根據，分析問題，做到有的放矢。
第三，一般應一文一事，事由要集中、明確、重點突出。
第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。
第五，具體措施或意見要符合實際，明確具體，可操作性強。
第六，語言要準確、簡潔、規(guī)范。
公文中的數字：公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字
正文層次標識方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1.”“2.”“3.”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......
附件說明：公文如有附件，應在正文之后注明附件說明。
附件說明寫在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標識“附件”，后標冒號，然后說明附件順序和名稱。附件序號用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。
成文日期：是指公文完成并定稿的時間，是公文生效的標志。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。決定、會議紀要等會議討論通過的公文，以通過日期為準。電報以發(fā)出日期為準。
成文日期標注在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”，如“二OO二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標志之一。公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文一行之內，下壓日期，端正，印章用紅色;聯(lián)合行文并需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空七個字格，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，不相交或相切;聯(lián)合行文并需加蓋三個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列則在相應位置，并使印章加蓋其上。
當公文排版所�？瞻撞荒芸障掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文在同一版面，不得采用標識“此頁無正文”的方式解決。
附注：指需要說明的其他事項，包括說明傳達范圍(如“此件發(fā)至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現(xiàn)的名詞術語的解釋等，或在使用請示文種時注明聯(lián)系人的姓名和電話。
附注標識在成文日期下一行，居左空二字，應當加圓括號標注。
附件：是附在正文之后用于補充、說明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要，又不便于寫入正文的材料才用附件的形式表達，并不是每份公文都有附件。
常見的附件有兩種：一是隨文所頒布、批轉(轉發(fā))、報送的文字材料，實際是公文的主要內容，而主件只起批準頒布、批轉轉發(fā)、報送或按語作用，這類附件與公文正件具有同等效力。二是補充、說明、解釋正文內容的材料，如代表名單、數字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考。
附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;如不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(3)版記：版記也稱文尾，位于公文末頁最下部，包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期三個要素。版記的最后一個要素置于最后一行。
主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類別的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，是文件信息輸入計算機的一種信息符號。因為按照區(qū)局文件精神，從今年開始系統(tǒng)內部行文不再標注主題詞，因為全區(qū)辦公自動化系統(tǒng)都已開通，標注主題詞已沒有必要。但向系統(tǒng)外行文仍然要標注。注意：一份文件的標引，一般不超過6個主題詞。
抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的機關。抄送上級機關的用“抄報”;抄送平級和下級機關的用“抄送”。
抄送機關應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，位置在主題詞下一行，左空一字標識“抄送”，后加冒號;抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
印發(fā)機關和印發(fā)日期。印發(fā)機關多數不以行文機關名稱出現(xiàn)，而只用該機關辦公室(廳)名稱。印發(fā)機關位于抄送機關之下，占一行位置。印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
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