淺談商務交接儀式的禮儀
在商務交往之中，商務伙伴之間合作的成功，是值得有關各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說，在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關系之下以及變幻叵測的商界風云之內(nèi)，商務伙伴之間的合作的確來之不易，因此，它備受有關各方的高度重視。
舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務往來中通常用以慶賀商務伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設、安裝完成的工程項目或大型設備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資，等等，經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位之時，所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于，它既是商務伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀，是對給予過自己關懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機，為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準備。準備交接儀式，主要要關注下列三件事：即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預備等等。來賓的邀請，一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來賓名單時，施工、安裝單位亦應主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔，不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時，必須兼顧場地條件與接待能力，切忌貪多勿得。從原則上來講，交接儀式的出席人員應當包括：施工、安裝單位的有關人員，接收單位的有關人員、上級主管部門的有關人員，當?shù)卣挠嘘P人員，行業(yè)組織、社會團體的有關人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關人員之外，對于其他所有的人員，均應提前送達或寄達正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。邀請上級主管部門、當?shù)卣⑿袠I(yè)組織的有關人員時，雖不必勉強對方，但卻必須努力爭取，并表現(xiàn)得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機，使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門、當?shù)卣�、行業(yè)組織進行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績，而且也有肋于有關各方之間進一步地實現(xiàn)相互理解和相互溝通。 若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士，亦應盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認真遵守有關的外事規(guī)則與外事紀律，事先履行必要的報批手續(xù)。舉行交接儀式的現(xiàn)場，亦稱交接儀式的會場。
在對其進行選擇時，通常應視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現(xiàn)場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現(xiàn)場舉行，最大的長處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的'工程項目或大型設備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀，則更為方便可行。不過，若是在現(xiàn)場舉行交接儀式，往往進行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項目或大型設備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的布置也十分便利。
特別是在將被交付的工程項目、大型設備不宜為外人參觀，或者暫時不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力，全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設備缺乏身臨其境的直觀感受。如果將被交付的工程項目或大型設備的現(xiàn)場條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，盡管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應由東道主一方提前進行準備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關物品。
它們主要有：驗收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱、數(shù)量明細表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預備一把即可。 除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應為來賓略備一份薄禮。在交接儀式的現(xiàn)場，可臨時搭建一處主席臺。必要時，應在其上鋪設一塊紅地毯。至少，也要預備足量的桌椅。在主席臺上方，應懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來后到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺正前方，或是分成兩行擺放在現(xiàn)場入口處門外的兩側(cè)。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應突出其紀念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀念章、領帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體批蝗是交接儀式進行的各個步驟。
不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時，必須注意兩個方面的重要問題。
其一，必須在大的方面參照慣例執(zhí)行，盡量不要標新立異，另搞一套。
其二，必須實事求是、量力而行，在具體的細節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序：
第一項，主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應當進行較長時間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達對于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應邀請有關各方人士在主席臺上就座，并以適當?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項，奏國歌。并演奏東道主單位的標志性歌曲。此前，全體與會者必須肅立。該項程序，有時亦可略去。不過若能安排這一程序，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴而隆重。
第三項，由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關工程項目或大型設備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關工程項目、大型設備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應面帶微笑，雙手遞交、接收有關物品。在此之后，還應熱烈握手。至此，標志著有關的工程項目或大型設備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程序進行的過程之中，可在現(xiàn)場演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。 在有些情況下，為了進一步營造出一種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級主管部門或地方政府的負責人為有關的工程項目、大型設備的啟用而剪彩所取代。
第四項，各方代表發(fā)言。按慣例，在交接儀式上，須由有關各方的代表進行發(fā)言。他們依次應為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表，等等。這些發(fā)言，一般均為禮節(jié)性的，并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長，只需要點到為止的寥寥數(shù)語即可。原則上來講，每個人的此類發(fā)言應以三分鐘為限。
第五項，宣告交接儀式正式結束。
隨后安排全體來賓進行參觀或觀看文娛表演。此時此刻，全體與會者應再次進行較長時間的熱烈鼓掌。按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費的時間上也是貴短不貴長的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時間，大體上不應當超過一個小時。為了作到這一點，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因為如此，一些原本應當列入正式程序的內(nèi)容，例如進行參觀、觀看文娛表演等等，均被視為正式儀式結束之后所進行的輔助性活動而另行安排。如果方便的話，正式儀式一旦結束，東道主與接收單位即應邀請各方來賓一道參觀有關的工程項目或大型設備。東道主一方應為此專門安排好富有經(jīng)驗的陪同、解說人員，使各方來賓通過現(xiàn)場參觀，可以進一步地深化對有關的工程項目或大型設備的認識。
若是出于某種主觀原因，不便邀請來賓進行現(xiàn)場參觀，也可以通過組織其參觀有關的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來適當?shù)貪M足來賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應盡可能地使之內(nèi)容翔實，資料充足，圖文并茂。通常，它們應當包括有關工程項目或大型設備的建設背景，主要功能，具體規(guī)格，基本數(shù)據(jù)，開工與竣工的日期，施工、安裝、設計、接收的單位的概況，與國內(nèi)外同類項目、設備的比較，等等。為使之更具說服力，不妨多采用一些準確的數(shù)據(jù)來進行討論，說明。在儀式結束后，若不安排參觀活動，還可為來賓安排一場綜藝類的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容，則應為輕松、歡快、娛樂性強的節(jié)目。
需要說明的是，有關的工程項目或大型設備的交接，自然是與其完工驗收相互銜接的。對于交付接收單位驗收的工程項目、大型設備，施工安裝單位理當精心設計、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務。而接收單位也應當公事公辦，嚴把質(zhì)量關，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無窮。由于驗收工作極其嚴肅復雜，而且頗耗時日，所以不應為了趕時間、走過場、湊內(nèi)容，而將其列為交接儀式上的一項正式程序。 換而言之，驗收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應有所區(qū)分，分別而論。正式的驗收工作應當安排在交接儀式舉行之前進行，而交接儀式則必須安排在驗收工作全部過錯成之后舉行。
這主要是因為，交接儀式一旦舉行之后，有關的工程項目或大型設備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現(xiàn)了質(zhì)量問題，當然就不如在驗收過程之中解決起來那么容易。最后，要留意在交接儀式上表現(xiàn)得體。在參加交接儀式時，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個表現(xiàn)是否得體的問題。假如有人在儀式上表現(xiàn)失當，往往就會使之黯然失色。有時，甚至還會因此而影響到有關各方的相互關系。對東道主一方而言，需要注意的主要問題有：一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應當是“精兵強將”、“有功之臣”，而且應當使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規(guī)范、服飾得體、舉止有方。二是要注意保持風度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。
在為發(fā)言者鼓掌時，不允許厚此薄彼。當來賓為自己道喜時，喜形于色無可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。三是要注意待人友好。不管自己是否專門負責接待、陪同或解說工作，東道主一方的全體人員都應當自覺地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題或需要幫助時，都要鼎力相助。不允許一問三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大說風涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f明原因，并且及時向有關方面進行反映。對于來賓一方而言，在應邀出席交接儀式時，主要應當重視如下四個方面的問題：
其一，應當致以祝賀。接到正式邀請后，被邀請者即應盡早以單位或個人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時，被邀請者在出席交接儀式時，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應當略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時下，以贈送花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應在其兩側(cè)懸掛特制的紅色緞帶，右書“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書本單位的畫龍點睛式全稱。它可由花店代為先其送達，亦可由來賓在抵達現(xiàn)場時面交主人。
其三，應當預備賀詞。假若自己與東道主關系密切，則還須提前預備一份書面賀詞，供被邀請代表來賓發(fā)言時之用。其內(nèi)容應當簡明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應當準點到場。若無特殊原因，接到邀請后，務必牢記在心，屆時正點抵達。為主人捧場。若不能出席，則應盡早通知東道主，以防在儀式舉行時來賓甚少，使主人因“門前冷落鞍馬稀”而難堪。亞商在線
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