文檔控制在國際工程項目管理中的作用論文

文檔控制在國際工程項目管理中的作用論文

　　摘要：在國際工程項目管理中，文檔控制涵蓋了工程項目設(shè)計、施工、管控和調(diào)解的各個方面，它對于國際工程項目的質(zhì)量保障和監(jiān)管提供了必要的書面材料。文檔控制要點主要是建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系，搭建基于工程項目管理的文檔控制平臺，完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范。在實際工作中，我們要參與合同談判，明確項目文檔的職責(zé)范圍，確定項目特色，為項目文檔控制提供依據(jù)，組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員，搭建文檔控制平臺，建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔控制體系。

　　關(guān)鍵詞：文檔控制；國際工程項目；項目管理

　　文檔控制是國際工程項目管理中不可或缺的重要內(nèi)容，它主要是指在國際工程項目執(zhí)行過程中，根據(jù)工程項目方的合同要求，依據(jù)項目管理方所批準(zhǔn)的項目文檔控制程序，通過現(xiàn)代技術(shù)和科學(xué)手段所開展的文檔項目控制和管理，從而能夠?qū)崿F(xiàn)國際工程項目管理的科學(xué)性、可控性和節(jié)約性。文檔控制在國際工程項目管理中主要涉及到兩方面職能：一方面是對國際工程項目開展有效的文檔信息統(tǒng)計和追蹤，保證如實記錄國際工程項目的施工進(jìn)度、狀態(tài)信息和管控信息，保證項目文檔的完整性、有效性和可追溯性。另一方面是建立完善系統(tǒng)的項目各類文檔管理、流轉(zhuǎn)體系，保證項目文檔的準(zhǔn)備、印發(fā)、歸類、存儲和廢棄都能得到有效的管理和控制。

　　一、文檔控制在國際工程項目管理中的作用

　　在國際工程項目管理中，文檔控制涵蓋了工程項目設(shè)計、施工、管控和調(diào)解的各個方面，它對于國際工程項目的質(zhì)量保障和監(jiān)管提供了必要的書面材料，主要的分類及其作用表現(xiàn)為：

　　1.國際工程項目文檔控制的分類在國際工程項目實施過程中，文檔控制管理涵蓋了八個方面的信息資料：國際工程項目管理的公共信息和外部信息記錄，從而保證工程原始資料的完整性；國際工程項目概況信息記錄，能夠完整反映國際工程項目的基本狀況；國際工程項目的施工信息記錄，能夠完整反映項目的工程現(xiàn)狀；國際工程項目的施工技術(shù)資料信息記錄，能夠充分體現(xiàn)項目的施工技術(shù)；國際工程項目的目標(biāo)控制信息記錄，能夠反映項目的目標(biāo)管控；國際工程項目的計劃統(tǒng)計信息記錄，能夠如實反映項目的施工進(jìn)度；現(xiàn)場管理和工程協(xié)調(diào)信息管理記錄，能夠如實反映項目的施工管控；商務(wù)信息記錄，能夠有效開展項目的財務(wù)管控。

　　2.國際工程項目文檔控制的作用在工程項目管理中，開展有效的文檔控制措施，它能夠保證工程項目方、項目經(jīng)理和設(shè)計工程師能夠及時發(fā)現(xiàn)施工過程中出現(xiàn)的問題，保證施工各方能夠擁有第一手的施工資料，能夠有效銜接施工項目和工程設(shè)計按照施工計劃和工程進(jìn)度如期完成，從而可以對工程項目的質(zhì)量提供保障和管控。

　　（1）建立工程項目的公共信息和外部信息的歷史檔案，它能夠保證國際工程項目的原始檔案的完整性，當(dāng)工程設(shè)計或者工程施工不能達(dá)到合同要求時，它能夠提供完整的法律依據(jù)。此外，完整的公共信息和外部信息也可以給其他相似的項目提供參考。

　�。�2）在施工過程中如果出現(xiàn)項目經(jīng)理、項目監(jiān)理等管理人員的更替時，繼任者可以調(diào)取文檔控制管理中的項目文檔信息，了解工程項目的工程現(xiàn)狀、施工技術(shù)、施工進(jìn)度和施工管控等相關(guān)信息，為后續(xù)工作提供便利條件。

　�。�3）國際工程項目面臨著國際環(huán)境、投資資金和施工環(huán)境的變化，如果造成工程項目的施工實踐延長或者停滯時，通過文檔控制信息，能夠保證無論什么時間恢復(fù)施工，工程管理者和施工人員都能夠有資料可查，避免因為個人記憶的缺失而影響項目施工。

　�。�4）減少在國際工程項目施工過程中的投資方、項目管理方、施工方和業(yè)主之間的糾紛，避免因為各國相關(guān)法律或者工程條例的局限所引起的合同糾紛，有利于在施工過程中，各方出現(xiàn)誤解和爭議后的調(diào)節(jié)。

　�。�5）在工程建設(shè)過程中，如果出現(xiàn)國際間的法律糾紛和財務(wù)糾紛，并且造成停工情況，通過文檔控制管理可以為爭端調(diào)解、仲裁和訴訟提供必要的書面證據(jù)。

　　二、文檔控制在國際工程項目管理中的控制要點

　　在國際工程項目管理中，文檔控制應(yīng)該側(cè)重建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系，創(chuàng)建科學(xué)的文檔控制平臺，完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范，才能讓文檔控制為國際工程項目更好服務(wù)。

　　1.建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系

　　在國際工程項目管理過程中，文檔控制管理是一個重要模塊，而建立文檔一體化就顯得尤為重要。在項目管理過程中，應(yīng)該強調(diào)電子文檔管理的連續(xù)性和信息內(nèi)容的完整性，實現(xiàn)傳統(tǒng)的文檔檔案管理向綜合型信息檔案管理的過渡，從而實現(xiàn)國際項目的整個項目管理都能實現(xiàn)文件記錄和檔案管理。而施工現(xiàn)場的文檔控制是文檔一體化的管理核心部分，要求文檔控制人員必須親臨施工現(xiàn)場，加強對于工程項目的文檔資料收集，保證文件管理的質(zhì)量，并為后續(xù)的檔案管理工作提供便利條件。實踐證明，只有在施工初期就建立完善可靠的文檔一體化體系，加強施工現(xiàn)場控制，才能保證文檔管理與控制的質(zhì)量，才能為國際工程項目的質(zhì)量管理提供完善的保障。

　　2.搭建基于工程項目管理的文檔控制平臺

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，它也帶動了文檔控制管理的信息化和系統(tǒng)化建設(shè)，隨之也產(chǎn)生了大量的電子文件和信息文件，而國際工程所特有的項目復(fù)雜性、多方人員參加以及跨地域等諸多因素，決定了工程項目涉及的施工需求、設(shè)計建議、工程準(zhǔn)則、建設(shè)方案和項目會議等都需要文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，方便查詢和調(diào)用。因此，在工程項目的文檔控制中需要建立一套完善的文檔控制平臺方便項目組成成員調(diào)取和查詢。在文檔控制平臺中需要創(chuàng)建多套多樣式的文檔模板，保證需求、建議、方案和會議等不同場合的需求。而為了保證在眾多紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，就需要在文檔控制平臺中建立完善的文檔目錄管理體系，而文檔控制人員在輸入和保存文檔的時候，需要注意文檔的基本信息填寫，保證按照文檔目錄進(jìn)行分類，確保使用者在查詢的時候能夠根據(jù)文檔定義做到快速查詢。

　　3.完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范

　　在國際工程項目管理中，文檔控制的核心工作就是文檔內(nèi)容的規(guī)范性和科學(xué)化，而這就需要在文檔控制中完善文檔的編碼規(guī)則和命名規(guī)范，保證利用標(biāo)準(zhǔn)化程序來開展文檔控制管理工作。在國際工程項目管理中，需要文檔控制工程師根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)準(zhǔn)則、企業(yè)規(guī)則、施工管理需求，建立一系列通用的文檔控制管理體系文件。在工程項目啟動后，文檔控制人員需要根據(jù)項目計劃、施工進(jìn)度、合同需求和地域需求，在通用標(biāo)準(zhǔn)程序文件的基礎(chǔ)上編制規(guī)范的項目文件編碼規(guī)則和命名規(guī)范。在整個項目管理周期中，要保證文檔控制管理體系能夠涵蓋從產(chǎn)生到存檔保存的各個環(huán)節(jié)。而為了保證文檔控制的管理人員和使用人員能夠方便查詢和調(diào)取，應(yīng)該在文檔控制管理文件的基礎(chǔ)上再編纂操作性較強的手冊，提供給需要者查詢。

　　三、國際工程項目文檔控制的步驟和方法

　　在國際工程項目文檔控制中，需要深入了解國際工程項目所在國家的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主需求，履行完善的文檔控制步驟，保證整個文檔管理科學(xué)有效，可以從合同談判入手，建立齊備的文檔控制體系，主要為：

　　1.參與合同談判，明確項目文檔的職責(zé)范圍

　　在國際工程項目的合同談判階段和項目工程執(zhí)行初期，文檔控制工程師就需要介入到合同談判中的相關(guān)文檔控制條款，將合同要求的施工合同條件、招標(biāo)投標(biāo)、工程監(jiān)理制度和合同管理制度的文檔控制內(nèi)容做到如實記錄，保證文檔控制管理工作有制度可循，做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，符合國際標(biāo)準(zhǔn)和項目要求。

　　2.確定項目特色，為項目文檔控制提供依據(jù)

　　工程項目文檔控制工作是一項專業(yè)系統(tǒng)的工作，而國際工程項目又帶有明顯的地域性和復(fù)雜性，其工作內(nèi)容和控制特點都決定了文檔控制人員必須系統(tǒng)掌握項目文檔的程序、流程和方法。在國際工程項目的文檔控制初期，文檔控制人員需要認(rèn)真準(zhǔn)備文檔控制程序文件，認(rèn)真了解過程所在國家的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，組織項目投資方、施工方和業(yè)主提供相關(guān)文檔控制文件，并且認(rèn)真估算項目文檔的數(shù)量、種類、來源、規(guī)格等，將文檔控制中心建設(shè)納入到工作日程，保證項目文檔的控制能做到有備無患。

　　3.組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員

　　在國際工程項目中，文檔控制的工作量龐大而瑣碎，需要根據(jù)工程項目的設(shè)計、規(guī)模和進(jìn)度安排各種專業(yè)人員進(jìn)行分工協(xié)作，組建文檔控制管理團(tuán)隊，規(guī)劃項目文檔控制的人力分配計劃，確定文檔控制中心的軟、硬件配置和項目服務(wù)器的規(guī)模。在實踐操作中，文檔控制中心需要由文控經(jīng)理領(lǐng)銜，設(shè)立以文控工程師等數(shù)名文控人員。另外，軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備需要根據(jù)項目的規(guī)模及業(yè)主要求具體配置。另外還需要搭建文檔控制平臺，建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔控制體系。

　　四、總結(jié)

　　綜上所述，國際工程項目具有非常強的區(qū)域性、復(fù)雜性和不確定性，它就對于文檔控制提出了非常高的要求，我們一定要充分認(rèn)識文檔控制在國家工程項目管理中的作用，把握文檔控制的控制要點，對國際工程項目文檔實施有效的控制步驟，保證整個文檔控制科學(xué)有效。

　　參考文獻(xiàn):

　　[1]劉佚名.國際工程建設(shè)項目中的文檔控制管理[J].中國招標(biāo)，2012，（48）：28-30.

　　[2]張慧敏.國際工程建設(shè)項目中的文檔控制管理[J].時代報告：學(xué)術(shù)版，2015，（9）：227.

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