農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)實(shí)踐與構(gòu)思論文
目前，臺(tái)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院已經(jīng)嘗試由檔案人員與科技人員共同申報(bào)、參加“設(shè)施農(nóng)業(yè)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的集成創(chuàng)新與示范”項(xiàng)目。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，同步進(jìn)行項(xiàng)目資料的收集與歸檔。另一方面，合理使用有限經(jīng)費(fèi)，對破損嚴(yán)重、亟需搶救保護(hù)的檔案，經(jīng)過匯編整理、深受科研人員歡迎的專題檔案以及與當(dāng)前現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展密切相關(guān)的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化的要求，必須加大檔案數(shù)字化硬件投入的力度。
在信息采集環(huán)節(jié)，要購置相關(guān)的采集設(shè)備，如照像機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀等;在信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，要購置必備的磁帶、磁盤、光盤及相配套的磁盤陣列和光盤庫;在信息利用環(huán)節(jié)，要購置必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，確保檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)。三是加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)檔案管理人員通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等形式，熟練掌握和運(yùn)用檔案專業(yè)理論和現(xiàn)代技術(shù)技能。其次，要面向社會(huì)引進(jìn)掌握信息技術(shù)、具備軟件開發(fā)能力的專業(yè)人才，建立一支能夠勝任農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)的檔案員隊(duì)伍。
一、建設(shè)數(shù)字資源
一是建立目錄數(shù)據(jù)庫。2004年，臺(tái)州市農(nóng)科院購買了專業(yè)檔案綜合信息管理軟件，開始建立歸檔科技檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)過程中，對案卷目錄著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)格把關(guān)，控制好機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。目前，我院2005年以前形成的.農(nóng)業(yè)科技檔案案卷級(jí)目錄已經(jīng)全部錄入計(jì)算機(jī)。二是建立全文數(shù)據(jù)庫。2011年，臺(tái)州市農(nóng)科院將檔案綜合信息管理軟件升級(jí)為全文版，開始啟動(dòng)室藏科技檔案全文掃描數(shù)字化項(xiàng)目。針對室藏檔案資料量大、數(shù)字化力量薄弱的情況，農(nóng)科院采取“外包與自建相結(jié)合”的數(shù)字化建設(shè)方案，對2005年以前形成的保管期限為長期和永久的農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行全文數(shù)字化加工。
二、方案實(shí)施前
農(nóng)科院與外包單位訂立合同，約定了承包的數(shù)量、質(zhì)量、報(bào)酬、承包方式、材料提供、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法等，并將工作要求列入合同條款，如:工作期間接受委托人必要的監(jiān)督檢查;完成工作后，向委托人交付工作成果、必要的技術(shù)資料和質(zhì)量證明，并接受委托人的驗(yàn)收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密，不得留存復(fù)制品或技術(shù)資料等。目前，已完成608卷共111566頁農(nóng)業(yè)科技檔案的全文數(shù)字化加工任務(wù)，數(shù)據(jù)量計(jì)177GB。為保證數(shù)字化成果的及時(shí)應(yīng)用，臺(tái)州市農(nóng)科院以目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，使用SQL語言將掃描影像數(shù)據(jù)批量掛接到相對應(yīng)的案卷級(jí)目錄中，確保圖像文件與案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建立一一對應(yīng)的關(guān)系，并在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了“全文瀏覽、下載和打印”等諸多功能。
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