企業(yè)經(jīng)營用預(yù)付賬款管理的探討論文
一、經(jīng)營用預(yù)付款的優(yōu)勢及重要性
生產(chǎn)經(jīng)營性的預(yù)付款是企業(yè)三金(應(yīng)收賬款、產(chǎn)成品、預(yù)付賬款)占用中重點(diǎn)關(guān)注的項(xiàng)目，其具有流轉(zhuǎn)快、周期短的特點(diǎn)，容易控制，所以加強(qiáng)經(jīng)營用預(yù)付賬款的管理，可以提高企業(yè)資金使用的效率，同時，經(jīng)營用預(yù)付賬款的付款占用企業(yè)流動資金，一旦收不到所購的貨物又不能及時收回預(yù)付款的話，將加劇企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的困難，造成貨幣資金短缺，迫使企業(yè)通過銀行或其他途徑融資以維持正常經(jīng)營，增加了企業(yè)的資金成本，影響了企業(yè)效益，所以加強(qiáng)經(jīng)營用預(yù)付賬款的管理，可以反映企業(yè)經(jīng)營成果規(guī)避資金風(fēng)險。
二、企業(yè)預(yù)付賬款現(xiàn)狀及存在問題
1.不定期對賬清理，占用企業(yè)資金。企業(yè)由于疏于預(yù)付賬款得管理，不能定期與相關(guān)單位核對賬目，為今后催款、清理帶來困難。比如：企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營必需的物資丙酮、淀粉、原料藥，與供貨方簽訂長期的供銷協(xié)議，往往需要購貨方多付一兩個月的貨款，在企業(yè)不終止該項(xiàng)業(yè)務(wù)的情況下，預(yù)付款項(xiàng)滾動存在，物資采購部門沒有及時結(jié)算和清欠；財務(wù)部門沒有關(guān)注賬務(wù)情況，就形成多付款項(xiàng)，長期掛賬。
2.付款管控不嚴(yán)，預(yù)付金額較大，供應(yīng)部門不根據(jù)物料周轉(zhuǎn)周期合理安排采購數(shù)量，盲目付款，造成付款較多，造成資金占用。
3.發(fā)票未開具或未進(jìn)行賬務(wù)處理。供貨方已開具了發(fā)票的情況下，物資供應(yīng)部業(yè)務(wù)員沒有意識到將發(fā)票及時交到財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，造成未銷賬或延遲銷賬；財務(wù)人員未定期檢查預(yù)付賬款掛賬情況，未及時跟催業(yè)務(wù)員銷賬，造成預(yù)付賬款金額較大。
4.掛賬串戶，由于供應(yīng)商變更名稱，或采購員做錯采購訂單，造成已付清的的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時掛賬的情況，不利于預(yù)付賬款科目的`統(tǒng)計與管理。
5.名存實(shí)亡的預(yù)付賬款長期掛賬，不作處理。
6.存在利用預(yù)付賬款列支非法支出，利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為。
三、加強(qiáng)預(yù)付賬款的管控措施
1.清理長期掛賬的經(jīng)營性預(yù)付賬款。把欠款周期長、額度大、經(jīng)營狀況不佳的高風(fēng)險供應(yīng)商預(yù)付款作為清理的重點(diǎn)，財務(wù)部門根據(jù)每個賬戶預(yù)付賬款的余額追溯查找憑證記錄，一筆付款憑證和一筆發(fā)票憑證對應(yīng)，找出預(yù)付賬款余額是那一筆或那幾筆付款憑證形成的，編制預(yù)付賬款清查明細(xì)表，注明預(yù)付款業(yè)務(wù)內(nèi)容，形成時間，形成原因，對于因供貨單位破產(chǎn)、撤銷等無望再收回所購貨物的，將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，并計提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。
2.嚴(yán)格經(jīng)營用預(yù)付賬款的控制制度。首先，供應(yīng)部門對預(yù)付款的商品及客戶進(jìn)行市場及信用調(diào)查，所購物質(zhì)必須時企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可缺少的而且供應(yīng)商資信及經(jīng)營狀況良好的才可以申請預(yù)付款；其次，財務(wù)部門加強(qiáng)預(yù)付款審批控制，需要查詢該供應(yīng)商帳戶，考慮還有沒有必要預(yù)付，堅(jiān)持預(yù)付金額控制在一批物資供應(yīng)量的范圍內(nèi)，存在較多預(yù)付款不預(yù)付下一批款項(xiàng)，從嚴(yán)控制預(yù)付款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出。最后，采購員應(yīng)附采購合同及付款單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管副總簽字、財務(wù)部門審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字、總經(jīng)理簽字(金額較大時)嚴(yán)格的審批程序，才能到資金科辦理付款。
3.加強(qiáng)日常對預(yù)付賬款的分析對賬，制定預(yù)付款清理責(zé)任機(jī)制。財務(wù)部門對期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額、上年同期、上月月初等指標(biāo)進(jìn)行比較，把握波動原因。每季度編制預(yù)付賬款賬齡分析表，上報分管副總、對超期預(yù)付款編制明細(xì)表及時反饋給供應(yīng)部門核對、確認(rèn)、催收，制定工作計劃，按期定額回收，將預(yù)付款的清理與領(lǐng)導(dǎo)考核掛鉤，對未按規(guī)定時間進(jìn)行結(jié)算的經(jīng)辦人進(jìn)行處罰。
4.建立警戒線制度并考核作為預(yù)付賬款得主管部門，負(fù)責(zé)組織對預(yù)付賬款的分析與考核工作。對公司及直屬子公司的預(yù)付賬款管控指標(biāo)按預(yù)付賬款占購買商品接受勞務(wù)所支付的現(xiàn)金的比例設(shè)定黃線(預(yù)警線)和紅線(控制線)。未達(dá)黃線時，每季度進(jìn)行預(yù)付賬款專項(xiàng)分析時僅作正常分析報財務(wù)資產(chǎn)部；達(dá)到或超過黃線時有關(guān)單位要引起高度重視，制定措施，要做出預(yù)警，提出整改意見財務(wù)資產(chǎn)部；達(dá)到或超過紅線時，有關(guān)公司、部門要做專題分析報告，并立即采取相應(yīng)措施。預(yù)付賬款資金占用考核實(shí)行季度考核兌現(xiàn)，業(yè)務(wù)部門在每季度結(jié)束后填報預(yù)付賬款資金占用考核表，隨經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核兌現(xiàn)。
5.稽核審計部加強(qiáng)內(nèi)部控制。內(nèi)部審計人員監(jiān)督審查有無違反預(yù)付賬款管理制度規(guī)定進(jìn)行付款，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部控制制度是否完善，是否存在舞弊現(xiàn)象等。經(jīng)營用預(yù)付賬款的管理滲透在企業(yè)的日常經(jīng)營之中，直接關(guān)系著企業(yè)資產(chǎn)的安全完整，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化管理，使得其發(fā)揮最大價值，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。
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