檔案館信息化研究綜述論文
摘要：檔案館信息化是檔案信息化的重要內(nèi)容，在一定程度上決定著檔案信息化的成敗。對檔案館信息化的概念、內(nèi)容、與數(shù)字檔案館的關(guān)系、存在問題及檔案館信息化建設(shè)的基本思路進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：檔案；檔案館；信息化；檔案館信息化
檔案館信息化是檔案信息化的重要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但我國檔案界對檔案館信息化的研究卻相對落后。在知網(wǎng)中以篇名為檢索項，以“檔案信息化”為檢索詞從1995年至2011年3月共檢得2 738篇文獻(xiàn)，其中報紙275篇、期刊1 591篇、會議論文74篇、碩士論文10篇、其他文獻(xiàn)788篇；而以“檔案館信息化”為檢索詞從2001年至2011年3月只檢得71篇文獻(xiàn)，其中報紙7篇、期刊55篇、會議論文5篇、其他文獻(xiàn)4篇。
一、檔案館信息化的概念
首次提出“檔案館信息化”的是鄭向陽。他的定義是：“城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的過程”[1]。
2004年黃禹康在《中國房地產(chǎn)》發(fā)表的《關(guān)于房地產(chǎn)檔案館信息化建設(shè)的調(diào)查與思考》一文中對“檔案信息化”給出了與鄭向陽幾乎相同的定義。其后袁國霞、杜宇靜、陳玉珍、王宏霞、鞠偉芳五位作者分別在其論文中采用了鄭向陽的概念。2006年石若明在其博士論文《基于GIS的城建檔案管理信息系統(tǒng)集成研究》中采用了這一概念，2010年邵力在其碩士論文《數(shù)字城建檔案館研究》中同樣采用了這個概念。
2004年童亞芬在《寧波大學(xué)學(xué)報》上發(fā)表了《檔案館信息化內(nèi)涵探析》，文中第一次對檔案館信息化進(jìn)行了定義�！皺n案館信息化是指檔案館在管理、服務(wù)等活動中，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及自動控制技術(shù)等手段，對檔案館進(jìn)行全方位、多角度、高效和安全的改造，以實(shí)現(xiàn)通過信息資源的深度開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用來提高檔案館的管理效率和服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案館的競爭力的過程”[2]。
此外，還有人認(rèn)為：“所謂檔案館信息化，就是應(yīng)用信息技術(shù)，使檔案館自動化水平不斷提高，逐步使其服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)手段逐步向適應(yīng)信息社會的現(xiàn)代化檔案館的轉(zhuǎn)化”[3]。與這種觀點(diǎn)近似的有程艷華、惠學(xué)峰、宋倩秋、唐丹等人的觀點(diǎn)。
歸納起來，可以將檔案館信息化定義為：“是運(yùn)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來為社會和公眾服務(wù)”[4]。
二、檔案館信息化的內(nèi)容
關(guān)于檔案館信息化的內(nèi)容，已有文獻(xiàn)中專門進(jìn)行論述的很少，其中比較有代表性的有：“檔案館信息化具有以下特征:一是依賴于高度社會信息化的基礎(chǔ);二是廣泛采用現(xiàn)代信息技術(shù);三是檔案館業(yè)務(wù)的自動化管理;四是檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化;五是檔案信息資源的數(shù)字化和電子化”[3]。
“檔案館信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有五:其一是，夯實(shí)檔案館自動化管理的基礎(chǔ)，應(yīng)用計算機(jī)處理檔案館的基本業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)自動化管理;其二是，強(qiáng)化檔案館信息資源建設(shè)，大力開展新型載體檔案的收集和利用，尤其要積極建設(shè)與地方社會和經(jīng)濟(jì)相關(guān)的各類檔案信息資源庫，重點(diǎn)考慮地方檔案數(shù)據(jù)庫、特色館藏資源數(shù)據(jù)庫以及當(dāng)前社會與經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè);其三是，根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)條件和設(shè)施，建設(shè)以省級檔案館為網(wǎng)絡(luò)中心、市級檔案館為關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)、縣級檔案館為基礎(chǔ)的檔案館網(wǎng)絡(luò);其四是，應(yīng)以用戶需求為牽引，結(jié)合本館實(shí)際建立和加入各類檔案信息服務(wù)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)，真正為用戶提供更多的服務(wù);其五是，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，考慮數(shù)字檔案館建設(shè)的總體規(guī)劃，深入研究和開發(fā)數(shù)字檔案館相關(guān)技術(shù)，積極開展數(shù)字檔案館的建設(shè)”[3]。
歸納起來檔案館信息化的內(nèi)容可以概括為：管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化。這與檔案館的基本職能是相一致的，不同的只是將信息技術(shù)融合到全部工作之中。
三、檔案館信息化與數(shù)字檔案館的關(guān)系
在檔案館信息化研究中，不能不提及數(shù)字檔案館。那么二者是什么關(guān)系呢？
一種觀點(diǎn)認(rèn)為：“從單個檔案館概念主體上說是一種實(shí)體檔案館,數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根到底就是檔案館的信息化”[5]。該解釋以單個檔案館為概念主體，認(rèn)為數(shù)字檔案館是隨著檔案館信息化程度的提高而產(chǎn)生的一種新型檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根到底就是檔案館的信息化。
另一種觀點(diǎn)認(rèn)為“數(shù)字檔案館是個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡(luò)的共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)”[6]。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在小同物理位置、小同載體上的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。
還有一種觀點(diǎn)認(rèn)為：“所謂的數(shù)字檔案館不是一個檔案館，而是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接在一起的檔案館群體�！盵7]數(shù)字檔案館中的信息不僅僅是檔案，還應(yīng)包括未歸檔的.各類電子文件和圖書、資料，甚至是采集于實(shí)物的信息，可以說是上述綜合性的數(shù)字信息的完整集合。數(shù)字檔案館不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的一部分。數(shù)字檔案館不是僅僅為檔案管理服務(wù)，而是面向全社會提供服務(wù)。
歸納上述觀點(diǎn)，數(shù)字檔案館是各級檔案館信息化建設(shè)成果的集中體現(xiàn)，是信息時代檔案館為適應(yīng)國家和社會各項事業(yè)發(fā)展需要的必然要求建設(shè)數(shù)字檔案館，能夠從根本上提高檔案館的工作效率和信息化管理水平，能夠保證數(shù)字檔案信息的長久存儲和安全保管，能夠促進(jìn)各級國家檔案館公共服務(wù)能力的拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享。
四、檔案館信息化存在的問題
當(dāng)前檔案館信息化建設(shè)尚存在一些問題：“一是檔案館管理制度缺乏變遷，從根木上制約了檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。二是檔案館建設(shè)上的缺陷，是制約檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)瓶頸。三是檔案館軟件功能設(shè)置存在缺陷，軟件系統(tǒng)缺乏規(guī)范化測評和鑒定，束縛了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程。四是人才缺乏制約了檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程，也影響了檔案館文化品質(zhì)的建設(shè)”[8]。同時“信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后；缺乏整體規(guī)劃和明確目標(biāo)；觀念和科學(xué)素質(zhì)有待提高”[9]。也是檔案館信息化存在的主要問題。而“自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后；各檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式；資源共享觀念淡薄”[10]。則是目前影響檔案館信息化建設(shè)的主要因素。歸納起來，檔案館信息化存在的主要問題是：觀念、傳統(tǒng)、技術(shù)、資金、人才、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范六個方面的問題。
五、檔案館信息化的基本思路
針對存在的問題，研究者提出了許多好的設(shè)想與建設(shè)。主要有：
1.深化思想認(rèn)識，增強(qiáng)信息化建設(shè)的緊迫感。檔案的信息化建設(shè)，是以現(xiàn)代計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為支撐的現(xiàn)代化管理工作，做好這項工作必須要解放思想、深化認(rèn)識、更新觀念，這是信息化建設(shè)中首先必須解決的問題，也是檔案館信息化建設(shè)的趨勢。
2.明確指導(dǎo)思想，制定總體規(guī)劃。信息化作為時代進(jìn)步的推動力，早已突破了計算機(jī)科學(xué)和技術(shù)的范疇。它不僅僅是一個技術(shù)問題，而是與檔案館工作的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、管理制度等密不可分。
3.加快人才培養(yǎng)，注重管理創(chuàng)新和思想創(chuàng)新。檔案館信息化建設(shè)是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過程，而技術(shù)總是在不斷地變化、升級和更新，總是需要有人來不斷維護(hù)。要應(yīng)對這種變化，檔案館必須擁有自己的技術(shù)和管理人才。
4.整合檔案信息資源，促進(jìn)信息化成果應(yīng)用。檔案館信息化建設(shè)的核心在于建立檔案信息共享的平臺，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，把檔案信息的開發(fā)利用提高到一個更高的水平。
5.檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)是具有極強(qiáng)的相關(guān)性，它與辦公、生產(chǎn)技術(shù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加講求統(tǒng)一技術(shù)語言和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
6.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建收集存儲和傳輸平臺。綜合檔案館要加快計算機(jī)存儲系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用速度。
7.堅持實(shí)用性與先進(jìn)性相結(jié)合。作為檔案管理部門應(yīng)十分注重信息系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)用性與先進(jìn)性的平衡，無論是在硬件配置還是軟件開發(fā)上都要本著務(wù)實(shí)的原則，強(qiáng)調(diào)實(shí)用為主，適度超前，保持系統(tǒng)的連續(xù)性。
8.加強(qiáng)監(jiān)督管理、確保檔案信息的安全。檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全管理要以頂防為主，把確保檔案信息的安全作為一項重要內(nèi)容。
檔案館信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要在長期的工作實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)和應(yīng)用過程中應(yīng)該堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力向行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效、安全保密的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，維護(hù)社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
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