公司文件的管理制度（通用15篇）
在生活中，越來越多人會去使用制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的公司文件的管理制度，歡迎大家分享。
公司文件的管理制度 1
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
（6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的.歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結(jié)果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。
�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
公司文件的管理制度 2
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和總公司相關規(guī)定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；
3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；
4、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議及重要會議記錄；
5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；
7、工藝技術中涉及重要工藝技術環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料；
8、生產(chǎn)運行過程中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料；
9、銷售活動中涉及用戶的內(nèi)部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會和經(jīng)理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的.公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。
第八條保密級別的確定
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類合同及協(xié)議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環(huán)節(jié)的資料、生產(chǎn)運行中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據(jù)文件的密級程度由相關歸口部門負責。
第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得借閱、復制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經(jīng)理批準后方可提供。
第十四條召開和舉辦屬于公司保密內(nèi)容的會議和其他活動，根據(jù)密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會議場所；
2、根據(jù)需要限定參加會議人員的范圍，或根據(jù)會議密級程度指定參會人員；
3、依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件；
4、確定會議內(nèi)容的傳達范圍。
第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經(jīng)理，并及時采取相應措施進行處理。
第四章責任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據(jù)協(xié)議要求嚴格遵守相關規(guī)定。
第十八條出現(xiàn)下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關規(guī)定，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定內(nèi)容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。
第十九條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失：
1、違反保密協(xié)議相關規(guī)定，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
4、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違規(guī)提供公司秘密的；
5、利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
公司文件的管理制度 3
一、總則：
為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。
3、總經(jīng)理負責技術文件的批準。
4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產(chǎn)設備無法達到而必須進行更改等。
2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經(jīng)理批準；
3、技術文件更改申請單應包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經(jīng)理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經(jīng)理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經(jīng)理下達技術文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的'產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件的管理制度 4
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的.書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1.檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
2.、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
4.組織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
公司文件的管理制度 5
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作，并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料，必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還；
4.4.3.2要愛護檔案資料，不得丟失；
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫；
4.4.4借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成，日常的.鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表；
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等)，并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批，銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的，將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件的管理制度 6
一、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
二、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
三、定義
1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。
2、受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
四、職責
1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3、文件編制、審批、發(fā)布的權責
�。�1）各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。
�。�2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
�。�3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
五、文件分級分類
文件分級
1、一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
2、二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。
3、三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
六、文件編號、標識與控制
（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
�。ǘ┪募臉俗R與控制
1、文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件，以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識；
2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本；
3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
七、文件編制、審核、批準和發(fā)布
�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
�。ǘ�、文件歸檔、發(fā)放、保管
1、文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
2、文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門；
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門；
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
3、文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。
八、文件的更改與回收作廢
�。ㄒ唬�、文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的'起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
�。ǘ�、文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
�。ㄈ�、外來文件管理
外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標準；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
�。ㄋ模�、保密文件的管理
1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
�。�1）文件密級發(fā)放、傳閱范圍
�。�2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
�。�3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
�。�4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
公司文件的管理制度 7
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認真貫徹執(zhí)行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件，需要辦公室打印的'，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢
1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當事人有關機密的文檔需經(jīng)公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
公司文件的管理制度 8
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查；各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同)；
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度)；
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié)；
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等；
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；
7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；
8.公司法律事務管理方面的文件材料；
9.公司各項目的技術圖紙等資料；
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體，如電子文本等)；
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的`文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司文件的管理制度 9
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有機房重地，非請勿進的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有天臺重地，非請勿進的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時，在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施，并放置有危險勿進，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時，必須在開關上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時，應在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時，應放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時，應在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的'服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識，應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn)。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標識，部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
公司文件的管理制度 10
為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要，特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據(jù)，財務審計檔案，會計檔案，統(tǒng)計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB；總公司財務部發(fā)來的`文件編號為SZC；燃氣協(xié)會人事部發(fā)來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類，代碼為:
1行政類；
2經(jīng)營業(yè)務類；
3人事關類；
4政府類；
5財務類；
6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后，以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“B”代表重要級，“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領導講話、一般性會議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動合同，技術資料，財務資料等�！癈”機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: xxxxxxx(A)。
四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料，由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》，并根據(jù)文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專管員負責填寫《文檔管理登記表》，并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請表》。一般級公司文檔，須填寫《文檔調(diào)閱申請表》方可調(diào)閱。重要級以上文檔，須經(jīng)主管領導批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱，并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調(diào)閱申請表》上填寫的時間內(nèi)，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案，會計檔案，統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上，應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》，并經(jīng)相應批準人批準后，方可進行銷毀。重要級以上文檔，須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
公司文件的管理制度 11
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)我公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件，總經(jīng)理啟封后，也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術、經(jīng)營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀要。
�、芨鳂I(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標定日期和密級。
(5)辦公室應根據(jù)公司的`要求和上級有關指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經(jīng)領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理、造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單，送綜合部經(jīng)理審閱后，再送公司領導批閱。
2、經(jīng)公司領導批閱的文件，綜合部要及時收回，按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后，要當日閱辦，并根據(jù)領導批示及文件要求，主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的，主辦部門要主動做好協(xié)同工作，協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦，防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后，要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi)，簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號，將文件退交公司綜合部，立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務性文件，承辦單位辦完后，需要留存的，公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件，均需交公司綜合部統(tǒng)一登記，并按文件處理程序閱辦。
公司文件的管理制度 12
1、目的：
為適應公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。
6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項目，1.5倍行距�！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O(jiān)級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學組織、協(xié)調(diào)配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的'時間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側(cè)面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計。文件夾內(nèi)設目錄便于查找。標題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領導（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經(jīng)公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
公司文件的管理制度 13
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的'“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件的管理制度 14
為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：
一、招聘
1、準備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單，經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進行招聘。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進行。
3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。
3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結(jié)果通知行政部。
二、錄用
1、經(jīng)復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。
1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準擅自離職者。
2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。
3）未滿16周歲的未成年公民。
4）品性惡劣，經(jīng)其他公私營機構開除者（需有確鑿證據(jù)）。
5）違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔保手續(xù)（經(jīng)濟擔保，本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔保，合法有實力的.團體擔保）。
2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。
1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。
3）竊取機密技術資料或財物者。
四、試用
1、本公司新進人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外，一律先經(jīng)試用。
2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當場予以辭退。
3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。
公司文件的管理制度 15
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團有限公司(以下簡稱集團公司)的企業(yè)秘密，維護國家利益和集團公司利益，保障集團公司投資、經(jīng)營、管理工作的順利進行，根據(jù)《中華人民共和國保密法》和有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項；企業(yè)秘密是關系集團公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項和信息。
第三條集團公司所屬企業(yè)都有維護國家秘密和集團公司企業(yè)秘密的責任，集團公司全體員工都有保守國家秘密和企業(yè)秘密的義務。
第四條集團公司保密工作的主要任務是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關保密工作的規(guī)定和要求，不斷加強保密工作，確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護集團公司的利益。
第五條集團公司保密工作貫徹突出重點、積極防范、內(nèi)外有別，既確保國家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項工作開展的方針。
第六條集團公司綜合事務部在集團公司保密委員會統(tǒng)一領導下，具體負責集團公司保守國家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導所屬企業(yè)的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據(jù)集團公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的特點，集團公司企業(yè)秘密包括下列事項:
(一)集團公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經(jīng)營中的秘密事項；
(二)集團公司年度計劃、未下達的考核及評價指標，未公開的財務數(shù)據(jù)；
(三)集團公司未公開的重大經(jīng)營決策以及為決策所提供的資料、數(shù)據(jù)及其他秘密事項；
(四)有關集團公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關閉中涉及的秘密事項；
(五)集團公司重要投資項目的可行性研究、財務分析及涉及投資項目的其他秘密事項；
(六)歷年投資、經(jīng)營、管理活動中形成的重點科技成果，發(fā)明創(chuàng)造的關鍵技術、工藝、參數(shù)，重大科研項目的開發(fā)規(guī)劃等秘密事項；
(七)集團公司重要會議記錄、會議專題報告和重要會議召開之前涉及的秘密事項；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項；
(九)查處重大違紀、審計等案件所涉及的秘密事項；
(十)日常工作中形成的，根據(jù)省委、省政府的有關規(guī)定應當保守的.秘密事項。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項，根據(jù)有關法律、法規(guī)確定。
第九條國家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機密、秘密三個等級。
第十條屬于集團公司企業(yè)秘密的文件、資料，應當按規(guī)定標明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經(jīng)辦部門或承辦人提出，報集團公司有關領導審批。在辦文結(jié)束后，交集團公司綜合事務部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據(jù)其內(nèi)容和保密期限，經(jīng)有關領導批準后，定期進行調(diào)整:
(一)凡已批準對外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經(jīng)降低，但仍要在一定范圍或時間內(nèi)保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時間推移，內(nèi)容需加以保密或限制使用范圍、領域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應嚴格按國家保密工作的規(guī)定和程序處理:
(一)未經(jīng)原確定密級的單位確認或者上級機關批準，不得復制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團公司有關領導指定的人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及國家秘密的，應按有關法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。
第十三條屬于集團公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應按國家保密工作有關規(guī)定和本辦法要求處理:
(一)未經(jīng)集團公司有關領導批準，不得復制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團公司領導指定人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及集團公司企業(yè)秘密的，應按本辦法規(guī)定程序報請集團公司有關領導或所屬企業(yè)領導批準。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團公司企業(yè)秘密的會議和進行其它具有保密要求的活動，應采取保密措施，并對參加人員進行保密教育，提出具體要求，其正式會議記錄由集團公司保密室保存。
第十五條集團公司根據(jù)需要設專職保密員(機要秘書)，負責保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強的政治責任感、思想水平和專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，有事業(yè)心和進取心。
第四章保密委員會工作職責
第十七條集團公司設保密委員會，在省保密局和集團公司黨委的統(tǒng)一領導下，指導、部署和檢查集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責主要有：
(一)貫徹、執(zhí)行黨和國家以及省委、省政府的有關保密工作的方針、政策和規(guī)章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團公司保密工作的規(guī)章制度和細則，并貫徹落實；
(三)指導、監(jiān)督集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責任落實；
(四)結(jié)合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強全體員工的保密觀念；
(五)定期召開集團公司保密工作會議，總結(jié)工作經(jīng)驗，制定工作計劃；
(六)嚴肅處理失、泄密事件，并根據(jù)情節(jié)輕重，提出處理意見；
(七)定期組織保密人員進行業(yè)務培訓，提高保密工作人員業(yè)務素質(zhì)；
(八)規(guī)劃、指導、實施集團公司現(xiàn)代辦公設備的保密技術和保密措施，監(jiān)督、檢查和落實集團公司本部及所屬企業(yè)計算機、辦公網(wǎng)絡及辦公自動化系統(tǒng)的保密措施；
(九)加強對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動化系統(tǒng)管理的保密制度，努力提高保密技術防范能力；
(十)積極開展調(diào)查、研究解決保密工作中出現(xiàn)的新問題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應當給予獎勵:
(一)長期從事保密工作，維護國家和集團公司的利益，作出較大貢獻的；
(二)在改進保密技術、措施等方面成績顯著的；
(三)在緊急情況下，保護、搶救國家秘密或集團公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進行斗爭，以及對檢舉、揭發(fā)，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分或依法追究刑事責任:
(一)違反保密紀律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報告的；
(三)對揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進行報復的；
(四)利用國家秘密或企業(yè)秘密進行非法活動的。
第六章附則
第二十條集團公司所屬企業(yè)應根據(jù)法律有關規(guī)定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報經(jīng)集團公司批準后執(zhí)行。
第二十一條本辦法經(jīng)集團公司總經(jīng)理辦公會議通過后執(zhí)行，由集團公司保密委員會負責解釋。
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