做好中學(xué)檔案工作的幾點認識論文
摘要:當前,中學(xué)檔案工作不易開展是普遍的現(xiàn)象。筆者以自己所在的中學(xué)為例,就搞好中學(xué)檔案工作,提出自己的幾點看法,借以拋磚引玉,共同進步。
關(guān)鍵詞:中學(xué)檔案,集美中學(xué),認識
“鰲園博物大觀百聞不如一見,鷺江集美中學(xué)萬人共仰千秋!”
廈門集美中學(xué)系愛國華僑領(lǐng)袖陳嘉庚先生1918年10月18日創(chuàng)辦的,歷史悠久,業(yè)績輝煌,學(xué)子遍五洲,聲名播四海,被譽為“中國名!。系福建省首批辦好的重點中學(xué)、省一級達標學(xué)校、省文明單位、省素質(zhì)教育先進校、省德育基地、省校園安全先進校。是巾幗英雄李林、蔡啟瑞等6名院士、黃永玉等著名文化人士、印尼僑領(lǐng)李尚大等杰出的企業(yè)家的母校。畢業(yè)生三分之一分布在海外,為世界文明做出了突出的貢獻。
俊彥輩出的集美中學(xué),在加強教學(xué)管理的同時,高度重視檔案工作。我校綜合檔案室創(chuàng)辦于1987年以來,在上級主管部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心下,檔案室走過了創(chuàng)建中的曲折和困惑,逐步走向常規(guī)化、規(guī)范化,并為學(xué)校的教育、教學(xué)、行政管理工作出了積極的作用。檔案室先后獲得“廈門市一級檔案室”、“廈門市檔案工作先進集體”、“福建省一級檔案管理單位”。筆者以自己所在的中學(xué)為例,就搞好中學(xué)檔案工作,提出自己的幾點看法,與檔案界和教育界同行探討。
一、完備檔案硬件設(shè)施
必要的設(shè)備硬件是開展檔案工作的前提和基礎(chǔ)。學(xué)校首先從重視硬件設(shè)施建設(shè)入手,加大投入,徹底改變了檔案室的面貌。
學(xué)校配備了專門的檔案室,并實行檔案辦公室、閱檔室、庫房三分開。學(xué)校綜合檔案室面積達120平方米,庫房、辦公、閱檔室有實用面積,設(shè)有檔案專柜300只,空調(diào)一臺、除濕機一臺、打印機一臺、掃描儀一臺、復(fù)印機一臺、電腦一臺并安裝了檔案管理軟件,并被納入校園網(wǎng),實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化。
二、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)
檔案工作的對象是檔案,如何解決檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等情況與檔案利用中的集中、系統(tǒng)、方便的矛盾?關(guān)鍵是建立系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理。
學(xué)校檔案工作設(shè)立了較完整的檔案管理機構(gòu),即健全檔案工作網(wǎng)絡(luò):上設(shè)校長分管、辦公室主任主管;檔案室配備專職檔案員1名,專職檔案員具備研究生學(xué)歷,具有一定的檔案專業(yè)知識,持證上崗,學(xué)校非常重視檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作,支持其參加檔案局組織的各類培訓(xùn);下設(shè)各處室、部門兼職檔案員29人,部門負責人負責管理本部門的檔案工作。校專職檔案員長年保持穩(wěn)定;對學(xué)校機構(gòu)、人員的經(jīng)常性的變化,我校及時調(diào)整檔案工作網(wǎng)絡(luò),對兼職檔案員的變化及時進行調(diào)整補充,使各處室部門的檔案工作能及時有人兼管,有利于處室、部門檔案工作的開展。
學(xué)校辦公室還不定期召開各處室、部門的檔案工作會議,對各時期的學(xué)校檔案工作進行總結(jié),布置下一階段的檔案工作,并對各部門、處室的檔案的整理、分類、移交等工作進行指導(dǎo),使校檔案工作能較順利地開展。
三、健全各項檔案管理制度
學(xué)校檔案工作規(guī)章制度是學(xué)校檔案人員和廣大師生必須共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則,是學(xué)校檔案管理的一種行政手段。一套完整的行之有效的建檔、管理、利用等制度,是學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理的.堅實基礎(chǔ)。
我校已建立一套比較完整的檔案管理制度:制定了《集美中學(xué)檔案員工作職責》、《集美中學(xué)檔案部門負責人、兼職檔案員工作職責》、《集美中學(xué)各部門、處室檔案歸檔范圍及保管期限》、《集美中學(xué)文件材料歸檔制度》、《集美中學(xué)查檔制度》、《集美中學(xué)借檔制度》、《集美中學(xué)檔案保管制度》、《集美中學(xué)檔案鑒定銷毀制度》、《集美中學(xué)檔案保密制度》、《集美中學(xué)檔案分類大綱和編號辦法》等制度,并在工作中貫徹落實。
到目前為止,已實行了全校各處室、部門、各門類檔案的綜合管理。如無特殊情況,各處室、部門均能定期向?qū)W校檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料,綜合檔案室專職檔案員能及時向有關(guān)部門催討應(yīng)歸檔的文件材料,以保證檔案按年度、按項目及時歸檔。
四、做好檔案分類整理工作
檔案利用是檔案工作的核心和關(guān)鍵,而檔案的分類整理又是檔案利用的關(guān)鍵?茖W(xué)而規(guī)范的檔案整理工作,是實現(xiàn)檔案高效利用的有效途徑。
我校檔案由文書檔案、科技檔案、會計檔案、教學(xué)檔案、照片檔案、實物檔案、資料等七大部份組成。其中文書檔案分為:行政類(辦公室、保衛(wèi)科)、黨務(wù)類(黨總支、工會、團隊)、人事類(人事室);科技檔案分為:科研類、基建類;教學(xué)檔案分為:德育類(高中、初中德育處);學(xué)籍類(高中、初中教務(wù)處);教學(xué)類(高中、初中教務(wù)處)。
集美中學(xué)作為一所近百年的名校,其檔案可追溯至上世紀初。從2002年開始,校檔案室嚴格遵循國家檔案局2000年12月6日發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》精神,實行新的立卷方法整理,即改卷為件,改類別整理立卷為按機構(gòu)整理立件,仍按永久、長期、短期分開立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。
學(xué)校檔案分類清楚,截至2011年共有:文書檔案共1550卷、3288件;科技檔案314卷;會計檔案2964卷;教學(xué)檔案1970卷、3324件;照片檔案16650張;實物檔案81件。檔案總數(shù)達6798卷、6693件、16650張。檔案的整理符合規(guī)范化要求。校檔案室較重視檔案案卷質(zhì)量,對收集來的檔案資料認真地進行鑒定、分類;能遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,盡量能保持文件材料之間的有機聯(lián)系,保持材料的成套性、完整性;書寫案卷標題力求完整、準確;案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。
五、逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理
當今社會,數(shù)字化已成為經(jīng)濟建設(shè)和社會管理的主要手段。因此檔案管理手段也要與時俱進,在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案相結(jié)合。
伴隨著數(shù)字化教學(xué)和管理在我校的推廣和應(yīng)用,學(xué)校為檔案室安裝了檔案管理系統(tǒng)。在實踐工作中,文書檔案的使用利用頻率較高,同時其手工方式的整理和檢索十分不方便。因此檔案室率先對1998年以來的文書檔案進行了數(shù)字化歸檔管理。雖然在一定程度上加大了檔案工作人員的工作量,但由于數(shù)字化的檢索方式快捷而準確,大大提高了文書檔案的利用效率,為學(xué)校的“評建”等工作提供了有力的支持。
另外,校檔案室在本校網(wǎng)站上開辟了“檔案在線專欄”,在校師生和廣大校友可由此專欄查詢相關(guān)的信息。除了基本的學(xué)籍信息以外,由于我校歷史悠久,校友眾多,尤其是海外校友甚多。校檔案室還將一些年代較早(上世紀20年代、30年代起)的老照片掃描成電子文本,并上傳至網(wǎng)上,以便老校友遠隔重洋也能了解到自己感興趣的圖片資料。
六、積極促進檔案的利用
搞好學(xué)校檔案開發(fā)利用的自的,是為學(xué)校發(fā)展大局服務(wù),為廣大師生及校友服務(wù),否則,檔案事業(yè)就沒有必要了,這是檔案工作的出發(fā)點和歸宿。檔案的開發(fā)利用主要包括兩部分:
一是健全檢索手段。為此,校檔案室編制了各類檢索工具,如檢姓冊;文書、教學(xué)檔案全引目錄;試卷目錄;全宗介紹;專題目錄等,并設(shè)專柜保管。這些檢索工具的編制大大促進了我校檔案的利用。以檢姓冊為例,我校較早畢業(yè)的校友(主要指上世紀30年代至80年代的校友)由于當時條件的限制,僅保存了他們的學(xué)籍資料,而沒有制定相對應(yīng)的索引。因此這部分檔案雖然極其有價值,但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費巨大的時間和精力,效率極低。因此,校檔案室利用四角號碼的原理為創(chuàng)校至今的教職員工和畢業(yè)生制定了“檢姓冊”,實現(xiàn)了這部分檔案的直接利用。而對于近十幾年的檔案,檔案室則對大部分檔案制作了計算機目錄,實現(xiàn)了計算機檢索。
二是通過專題編研等方式向用戶提供所需材料。例如:為學(xué)校參加“財務(wù)審查”等全國、省、市的各級各類檢查、定級、驗收工作提供專題檔案材料;為歷屆校友活動提供校友名單、幫助查找失去聯(lián)系的校友;為校慶活動、舉辦展覽館提供各種資料、照片;為教職工職稱評定提供課時認定、評選各類先進、擔任何種職位的證明材料;為全國各地的內(nèi)查外調(diào)提供證明材料;為上級有關(guān)人員及本校撰寫校史提供材料;為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、成績證明,發(fā)放畢業(yè)證書等等。為了使利用工作更深入,2003年檔案室請有關(guān)人員制作了檔案室網(wǎng)頁,輸入文字幾萬字,掃描圖片幾千張,設(shè)制了檔案查詢專欄,組織學(xué)生錄入學(xué)生學(xué)籍檔案2萬多人,錄入教職工檔案資料1千多人,從2003年至今已完成學(xué)籍檔案錄入幾萬人,校友活動查詢很多都是從網(wǎng)上直接查詢,很受廣大校友歡迎。
自建立校綜合檔案室以來,為學(xué)校的考評和檢查,為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據(jù);為廣大校友尤其是年長校友的團聚敘舊搭建了平臺;為學(xué)校畢業(yè)生求職考試提供證明服務(wù);為宣傳推廣學(xué)校做好后勤服務(wù)工作。
為了做好這項工作,還要求檔案員注意以下幾點第一、明確服務(wù)方向。必須牢固樹立為教學(xué)科研服務(wù)、為全校教職工服務(wù)、為各級領(lǐng)導(dǎo)和部門服務(wù)的思想。第二、正確處理利用與保密的關(guān)系。要解決好這個問題,就要正確理解、認識它們的關(guān)系對檔案工作的影響,檔案在什么情況下利用,在什么情況下保密,都要以服從黨和國家利益為前提,把二者辯證統(tǒng)一起來。同時,還要認真研究審查檔案內(nèi)容,根據(jù)有關(guān)規(guī)定適當調(diào)整保密范圍和等級,擴大利用范圍。第三、熟悉檔案,了解用戶需要,主動積極為用戶服務(wù),完成由封閉型到開放型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。
結(jié)語
讓歷史留下清晰的記憶,這是我們的責任;讓歷史記錄我們的光彩,這是我們的愿望;讓歷史告訴未來,這是我們的目的。檔案工作的意義就在這里。新的時代賦予學(xué)校檔案工作新的發(fā)展機遇,新的發(fā)展空間,同時也對檔案工作提出了新的發(fā)展課題,提出了新的發(fā)展要求。學(xué)校檔案工作只有惟新是圖,奮發(fā)有為,才能不辱使命,建功立業(yè),在教育工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
參考文獻
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