論對(duì)知識(shí)管理模式融入高校教務(wù)管理的策略探討論文
論文關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；教務(wù)管理；教務(wù)知識(shí)；高校
論文摘要：高校教務(wù)管理是高等教育的重要支持和保障，通過(guò)知識(shí)管理融入高校教務(wù)管理，可以挖掘和利用系統(tǒng)內(nèi)部的知識(shí)，提升高校教育教學(xué)水平。針對(duì)當(dāng)前高校教務(wù)管理工作中存在的問(wèn)題，提出了知識(shí)管理模式融入高校教務(wù)管理的相應(yīng)策略。
教務(wù)管理是高校教學(xué)工作的樞紐，它服務(wù)于教學(xué)，是全面組織和協(xié)調(diào)教學(xué)運(yùn)行的中心。近年來(lái)，由于高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的逐步提高，高校對(duì)教務(wù)管理水平提出了更高的要求。高校教務(wù)工作者如何通過(guò)有效的知識(shí)分享機(jī)制，協(xié)助其將本身所擁有的知識(shí)與他人交流、分享，并使得同系統(tǒng)內(nèi)的成員能夠持續(xù)的消化吸收、快速成長(zhǎng)，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校教務(wù)管理面臨的重大挑戰(zhàn)。
1知識(shí)管理模式
知識(shí)不同于一般商品，它不會(huì)因?yàn)楸环窒矶r(jià)值，反而能借助于分享增加自身的價(jià)值。隨著持續(xù)的創(chuàng)新和能夠提供創(chuàng)新的知識(shí)日漸成為組織獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵性的資源，人們愈來(lái)愈認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性。ArthurAndersen咨詢(xún)公司的知識(shí)管理公式：KM=(P+K)S清楚的表達(dá)了這一涵義(其中，KM表示知識(shí)管理，P是指擁有知識(shí)的組織成員，K則表示知識(shí)，P和K之間的“+”號(hào)表示信息技術(shù)的運(yùn)用，指數(shù)s表示分享的次數(shù))。
比爾·蓋茨曾指出：“知識(shí)管理的核心，就是管理信息流，目的是要提高組織的整體績(jī)效”�？梢�(jiàn)，知識(shí)管理所代表的內(nèi)涵是：收集在組織中的各種資料，通過(guò)信息技術(shù)將資料整理、分析成有用的信息及經(jīng)驗(yàn)，讓需要的人可以在正確的時(shí)間獲得正確的信息，為決策提供依據(jù)。在前人諸多研究的基礎(chǔ)上，歸納出實(shí)踐知識(shí)管理的具體模式——三階段八步驟。
首先，需要定義出何種知識(shí)對(duì)組織有用，依據(jù)組織的政策與目標(biāo)，恰當(dāng)定義組織需要的各種可用知識(shí)，這是組織管理者要推動(dòng)知識(shí)管理流程的第一步。
第一階段，組織知識(shí)的獲取，分成兩步驟。就實(shí)踐而言，組織先要獲取組織內(nèi)部的知識(shí)——員工的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或部門(mén)之間的會(huì)議記錄、檔案文件等——都是組織取得知識(shí)的重要資源，再借助于專(zhuān)家系統(tǒng)、購(gòu)買(mǎi)或聯(lián)盟等方式獲取其他組織的知識(shí)。
第二階段，組織知識(shí)的整合，包括知識(shí)的組織、整理與儲(chǔ)存三個(gè)步驟。只有在組織對(duì)有用的知識(shí)進(jìn)行組織、整理、儲(chǔ)存，才能將這些條理分明的知識(shí)進(jìn)行擴(kuò)散、轉(zhuǎn)移，并有效地應(yīng)用以達(dá)成組織目標(biāo)。比爾·蓋茨曾明確地指出：“你收集、管理和使用信息的方式，決定了輸贏。”可見(jiàn)，在組織管理系統(tǒng)中，必須將知識(shí)轉(zhuǎn)換成為一種易懂、可利用的文字、圖形等。
第三階段，包括組織知識(shí)的轉(zhuǎn)移與分享兩個(gè)步驟。組織成員創(chuàng)造、分享并使用知識(shí)，才能實(shí)踐知識(shí)的價(jià)值。知識(shí)的轉(zhuǎn)移包括了擴(kuò)散與吸收兩個(gè)部分，其重點(diǎn)在于找出有效策略，鼓勵(lì)員工彼此交流與傾聽(tīng)。大部分情況下，只有在知識(shí)能夠滿(mǎn)足期望，產(chǎn)生知識(shí)增值的效果時(shí)，知識(shí)分享才會(huì)發(fā)生。Nonaka和Takeuchi提出了知識(shí)轉(zhuǎn)移SECI模式：社會(huì)化(So—eialization)、外化(Externalization)、結(jié)合(Combination)和內(nèi)化(Internahzation)。
2當(dāng)前高校教務(wù)管理存在的問(wèn)題
隨著大眾化教育階段的到來(lái)和信息技術(shù)的持續(xù)更新，高校教務(wù)管理面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)和新的挑戰(zhàn)。就目前高校的情況看，教務(wù)管理工作普遍存在以下問(wèn)題：
(1)教務(wù)管理工作比較分散，形成了界限明顯的部門(mén)化、層級(jí)化工作平臺(tái)，大量有用知識(shí)被分置于各個(gè)部門(mén)，處于無(wú)控制的分散狀態(tài)�，F(xiàn)行的教務(wù)管理流程的設(shè)計(jì)大多依據(jù)職能分工與層級(jí)節(jié)制的原則，將組織的任務(wù)和職能進(jìn)行空間分解。任何一個(gè)部門(mén)及其工作崗位上的人員都無(wú)法充分了解和掌握教務(wù)流程的全部知識(shí)。
(2)教務(wù)管理過(guò)分關(guān)注專(zhuān)業(yè)分工和節(jié)制，導(dǎo)致教務(wù)管理部門(mén)橫向協(xié)調(diào)比較困難。當(dāng)教務(wù)管理部門(mén)分工不斷增加，工作流程日益復(fù)雜，組織規(guī)模越來(lái)越膨脹，需要處理的信息日益增多時(shí)，教務(wù)管理部門(mén)內(nèi)部協(xié)調(diào)的任務(wù)也日益繁重，維系教務(wù)工作運(yùn)行所耗費(fèi)的成本也日益提高。而且在信息傳遞的過(guò)程中可能存在著信息趨利選擇和信息失真現(xiàn)象。
(3)部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教務(wù)管理工作的重視程度不夠，對(duì)教務(wù)管理的投入不足。由于投入不足導(dǎo)致部分教務(wù)管理人員缺乏工作的積極性，在具體操作上，更多地強(qiáng)調(diào)規(guī)范性操作，只滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)布置什么就做什么，檢查什么就做什么，缺乏處理復(fù)雜問(wèn)題的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。另外，以手工或半手工的形式組織和統(tǒng)計(jì)大量的教學(xué)信息和教學(xué)事務(wù)，也嚴(yán)重影響了教務(wù)管理效率和教學(xué)水平的提高。
(4)高校教務(wù)管理人員的素質(zhì)參差不齊，缺乏積極性和創(chuàng)新性，嚴(yán)重影響了高校教育教學(xué)水平。由于教務(wù)管理工作涉及到教學(xué)管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，日常事務(wù)繁瑣但很重要，且易出現(xiàn)教學(xué)事故，需要大量高水平、高素質(zhì)的管理人員。但是，部分高校管理部門(mén)對(duì)教務(wù)部門(mén)重視不足，缺少針對(duì)性的培訓(xùn)，致使教務(wù)管理人員學(xué)歷不高，管理水平偏低。同時(shí)，缺少合理的待遇和激勵(lì)措施，影響了教務(wù)管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，造成教務(wù)人員的流失比較嚴(yán)重。 (5)高校教務(wù)管理信息平臺(tái)的應(yīng)用程度不高。根據(jù)部分高校在教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，大部分高校在教務(wù)管理信息化過(guò)程中存在著功能模塊不完善、執(zhí)行力度不大、規(guī)章管理制度不配套等問(wèn)題。為保證教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提高教務(wù)工作效率，提升教務(wù)管理質(zhì)量，教務(wù)管理工作需要不斷開(kāi)拓思路，積極創(chuàng)新。將知識(shí)管理模式融入高校教務(wù)管理的實(shí)踐中，可以促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)成員將其擁有的知識(shí)，經(jīng)過(guò)整合、傳遞、分享，以使得高校教務(wù)管理更好地適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。
3知識(shí)管理模式融入高校教務(wù)管理的對(duì)應(yīng)策略
知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)“知識(shí)增值鏈”，人力資源可以說(shuō)是這增值鏈中的一大關(guān)鍵資源。高校教務(wù)組織中的各個(gè)成員及其擁有的知識(shí)，是高校中寶貴的財(cái)富。高校必須正視教務(wù)管理工作在高校教育教學(xué)中所扮演的角色，通過(guò)有效的知識(shí)管理，發(fā)展出一套可用于提升高校教育教學(xué)水平的對(duì)應(yīng)策略與系統(tǒng)模式，使之發(fā)揮知識(shí)的力量。
(1)規(guī)劃知識(shí)管理基礎(chǔ)架構(gòu)。首先，將高校教務(wù)管理組織中的角色與知識(shí)管理的分工加以對(duì)應(yīng)，目的是建立知識(shí)搜尋、篩選與歸納整理等制度，以協(xié)助教務(wù)管理人員獲取信息和經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化組織內(nèi)部知識(shí)分享。比如，可由教務(wù)主任擔(dān)任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)校內(nèi)所有教務(wù)知識(shí)的CKO(chiefknowledgeofficer)。領(lǐng)導(dǎo)所有知識(shí)領(lǐng)導(dǎo)者。由各科室主管擔(dān)任知識(shí)分析家，負(fù)責(zé)收集、組織與傳播知識(shí)，并成為提供工作所需知識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)者。由教學(xué)秘書(shū)擔(dān)任知識(shí)管理者，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門(mén)內(nèi)成員的工作，使知識(shí)能共同分享。這樣就可以在原有職能分工的`基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間知識(shí)的轉(zhuǎn)移與分享。其次，界定教務(wù)管理組織中的有用知識(shí)。有用的教務(wù)知識(shí)應(yīng)該有助于提升高校教育教學(xué)水平。教務(wù)知識(shí)應(yīng)該包括以下幾種：學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度與管理文件、學(xué)校教育目標(biāo)與價(jià)值的知識(shí)、教學(xué)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、教務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用知識(shí)、學(xué)科教學(xué)知識(shí)、與教學(xué)相關(guān)的社會(huì)知識(shí)、有關(guān)學(xué)生及學(xué)生特性的知識(shí)、組織成員工作學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)與感受、教務(wù)組織特色文化等方面。
(2)教務(wù)知識(shí)獲取策略。首先，整理教務(wù)組織內(nèi)外的有形知識(shí)，如會(huì)議記錄、公文、檔案資料等。其次，通過(guò)彼此交談或記錄個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)等方式，可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間積累與內(nèi)化的無(wú)形知識(shí)。教務(wù)管理部門(mén)可以通過(guò)作擴(kuò)大化、豐富化和輪換制度，以營(yíng)造新的學(xué)習(xí)環(huán)境，讓成員嘗試新的工作經(jīng)驗(yàn)，以擴(kuò)充新的知識(shí)領(lǐng)域。也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)BBS、研討會(huì)、小組討論等方式搭建交流平臺(tái)，定期組織教務(wù)人員開(kāi)展學(xué)習(xí)，使每一個(gè)教務(wù)管理人員都可以在平臺(tái)上將自身的學(xué)習(xí)、工作感受、經(jīng)驗(yàn)等用文字、圖表等方式表達(dá)出來(lái)。
(3)教務(wù)知識(shí)的整合策略。目前，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在知識(shí)管理的知識(shí)儲(chǔ)存上提供了較大的貢獻(xiàn)，各個(gè)高校建設(shè)了自有的網(wǎng)站，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在行政與教學(xué)的運(yùn)用也是日益普遍。
通過(guò)校內(nèi)Intranet建立資料庫(kù)或教學(xué)管理平臺(tái)，就可以利用各項(xiàng)多媒體技術(shù)，將知識(shí)分類(lèi)、轉(zhuǎn)化，使之易于存取、傳輸。
(4)教務(wù)知識(shí)的轉(zhuǎn)移與分享策略。隱性的教務(wù)知識(shí)存在于教務(wù)人員身上或教務(wù)組織內(nèi)部，與個(gè)別情境經(jīng)驗(yàn)有關(guān)，是主觀獨(dú)特且難以具體化。依據(jù)知識(shí)轉(zhuǎn)移SECI模式，教務(wù)組織可以著重培養(yǎng)教務(wù)人員的四種能力(形成專(zhuān)業(yè)知識(shí)共識(shí)的能力、鼓勵(lì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的能力、發(fā)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的能力和發(fā)揮專(zhuān)業(yè)知識(shí)整合的能力)，來(lái)促進(jìn)教務(wù)知識(shí)的創(chuàng)造與轉(zhuǎn)換。從實(shí)踐上說(shuō)，可以通過(guò)搭建教務(wù)人員交流平臺(tái)，將個(gè)體教務(wù)知識(shí)公開(kāi)分享，以形成團(tuán)體共識(shí)，從而將個(gè)體的隱性知識(shí)外化而成顯性知識(shí)，供教務(wù)管理組織其他個(gè)體享用。還可以將教務(wù)組織內(nèi)眾多的顯性教務(wù)知識(shí)加以組合，形成有系統(tǒng)的教務(wù)管理知識(shí)體系，最終達(dá)到個(gè)體在習(xí)得他人顯性知識(shí)的同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為自身隱性知識(shí)，達(dá)到提高其工作能力與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的目的。
從個(gè)人層面，提升教務(wù)人員運(yùn)用信息和傳遞技術(shù)的能力。教務(wù)人員可以嘗試著通過(guò)閱讀與收集簡(jiǎn)報(bào)、雜志文章等方式來(lái)創(chuàng)造知識(shí)，再通過(guò)資料庫(kù)的建立來(lái)積累知識(shí)，并經(jīng)由個(gè)人的無(wú)私傳遞，進(jìn)行知識(shí)分享。從組織層面，可以成立知識(shí)管理專(zhuān)職單位，建構(gòu)增進(jìn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)間互動(dòng)的程序和機(jī)制，促進(jìn)教務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的螺旋型成長(zhǎng)。
4結(jié)束語(yǔ)
高校教務(wù)領(lǐng)域知識(shí)管理的途徑、設(shè)計(jì)與規(guī)劃，最后必然是要借助科技將有形的知識(shí)資源，加以整理、儲(chǔ)存、管理，作用于無(wú)形的人力資源上，進(jìn)而提高高校教學(xué)水平。面對(duì)知識(shí)管理在各個(gè)組織發(fā)展中的應(yīng)用以及所起的作用，教務(wù)管理者應(yīng)積極思考和探索在高校教務(wù)管理中知識(shí)管理的應(yīng)用模式與實(shí)踐策略。
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