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      2. 總經(jīng)理秘書主要工作

        時間:2023-12-19 09:25:42 好文 我要投稿
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        總經(jīng)理秘書主要工作

          1、做好每天晨會記錄,并對晨會內(nèi)容進行跟蹤,將未解決事項上報總經(jīng)理。

        總經(jīng)理秘書主要工作

          2、協(xié)助辦公室主任做好總經(jīng)理日程表。

          3、每天早上應(yīng)該將當(dāng)天的有關(guān)活動內(nèi)容以及主要工作通報給總經(jīng)理。

          4、審閱各部門上報文件、財務(wù)單據(jù),無誤后交總經(jīng)理審批。

          5、按照總經(jīng)理要求,起草本企業(yè)綜合性的業(yè)務(wù)報告、總結(jié)、計劃、決議等公文函件。

          6、協(xié)助辦公室主任組織安排總經(jīng)理辦公會議和行政會議,做好會議記錄,并檢查各項決議、決定的貫徹執(zhí)行情況,及時了解和反饋信息。

          7、匯總各類報表,做好企業(yè)大事記和目標(biāo)落實記錄。

          8、負責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)資料的收集、積累、分析,了解市場和企業(yè)經(jīng)營管理狀況以及趨向,為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。

          9、協(xié)作總經(jīng)理做好日常接待,來信來訪,投訴等事宜,負責(zé)審核對外發(fā)文和對內(nèi)行文。

          10、及時承辦個部門遞交領(lǐng)導(dǎo)批閱的請示、報告等,并按批示的意見,及時處理。

          11、為總經(jīng)理管理好常用的各種文件和資料。

          12、努力完成總經(jīng)理交辦的各項任務(wù)。

          秘書工作的特點

          秘書工作的性質(zhì)與任務(wù),決定了秘書工作具有下列特點:

          1.從屬性

          從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。

          第一,秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在,秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的,領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里,秘書工作的范圍就必須延伸到哪里;

          第二,秘書人員在處理任何問題時,只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理,不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是;

          第三,秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議,與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題,但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán),而無表決權(quán)。

          2.被動性

          秘書機構(gòu)的輔助地位,決定了秘書工作的被動性。

          秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為:

          第一,秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的,是受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配的。

          第二,秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作(如處理來往公文、信件,接聽電話,接待內(nèi)、外賓,以及處理某些突發(fā)事件等),往往預(yù)先估計不到,只能隨機應(yīng)變,來了什么文件就處理什么文件,遇到什么事或者領(lǐng)導(dǎo)叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作,大都是被動的,卻又是秘書人員非干不可的。

          3.事務(wù)性

          秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作,如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等,雖然很瑣碎、很繁雜,但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理,下管雞毛蒜皮”,這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點。

          4.綜合性

          由于秘書機構(gòu)是綜合性辦事機構(gòu),秘書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現(xiàn)在以下三方面:

          第一,秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜,且涉及到本機關(guān)的全部工作。

          第二,秘書部門處于機關(guān)的樞紐地位,擔(dān)負著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)

          第三,秘書人員在辦文、辦會和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時,必須對各方面情況進行綜合,才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。

          總經(jīng)理秘書職位說明書

          1、職務(wù)名稱:總經(jīng)理秘書

          2、直接上級:總經(jīng)理辦公室主任

          3、本職工作:協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任和總經(jīng)理處理行政事務(wù)、董事會的秘書性工作。

          4、直接責(zé)任:

          (1)按要求時間

          要活動情況,做好總經(jīng)理的工作日程安排。

          (7)負責(zé)企業(yè)大事記的登錄與歸檔。

          (8)及時向直接上級匯報本崗位工作的真實情況和有關(guān)數(shù)據(jù)。

          (9)定期向直接上級述職。

          (10)完成直接上級交辦的其它工作。

          5、主要權(quán)力:

          (1)對各種文件、講話、資料有保密權(quán)。

          (2)行使總經(jīng)理交辦事宜所賦予的權(quán)力。

          6、任職資格:

          (1)必備知識

          ①具有經(jīng)濟、管理或文秘類專業(yè)本科以上學(xué)歷,并有較強的自學(xué)能力。

         、谌〉媒(jīng)濟類初級以上專業(yè)技術(shù)任職資格。

         、凼煜す痉ā⒑贤、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規(guī)知識,熟悉公司經(jīng)營策略、經(jīng)營計劃、各部門職責(zé)分工及各部門的經(jīng)營目標(biāo)。

          (2)技能要求

         、倌苋骖I(lǐng)會工作指令和工作要求。

         、谀茏珜懝ぷ饔媱、總結(jié)、報告、指示

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