總經辦秘書職責

總經辦秘書職責

總經辦秘書職責1

　　安排公司領導工作活動日程，完成領導交辦的日常工作

　　任務1：安排公司領導工作、活動日程，陪同協(xié)助領導工作活動

　　任務2：完成領導交辦的日常各項工作

　　協(xié)助本部門領導安排各種外事活動

　　任務1：接待到訪的`總公司領導及其他客戶

　　任務2：協(xié)助本部門領導安排公司領導班子例會及業(yè)務例會，督促會議決議的貫徹落實起草各類公文

　　任務1：負責起草公司領導交辦的各種文稿

　　工作依據(與該崗位工作緊密相關的規(guī)范、制度、標準)：

　　企業(yè)管理獎實施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規(guī)定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》。

總經辦秘書職責2

　　1、合理協(xié)助總經理每天的日程安排及每天的工作計劃,并及時提醒;

　　2、根據總經理及總經辦主任的指示起草各種文稿,并且及時向各部門傳達總經理的各項指示,跟蹤落實總經理布置的工作;

　　3、負責公司各類會議通知、會議準備、會議記錄等工作;

　　4、負責總經辦文件立卷歸檔、公司證照、印鑒保管等工作;

　　5、負責機票、賓館等預訂工作;

　　6、總經理賓客接待工作;

　　7、隨時接受領導的`各種指示,完成領導交待的各項任務。

總經辦秘書職責3

　　1、參加總經辦例會，協(xié)助總經辦主任起草綜合性業(yè)務、行政工作規(guī)劃、計劃、報告、總結、請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)文稿；

　　2、組織安排公司行政會議和總經理辦公會，做好會議記錄，編寫會議紀要和決議，并檢查各部門貫徹執(zhí)行情況，及時了解和反饋信息；

　　3、負責組織有關人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用；

　　4、負責審核對外發(fā)文，做到文字通順，符合公文格式要求；

　　5、注意開展調查研究，做好企業(yè)信息管理方面的有關工作；

　　6、協(xié)助總經辦主任做好日常接待來信來訪等有關事宜，督促貫徹總經理的決定；

　　7、負責匯總總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報并起草總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報；

　　8、組織安排總經辦行政例會，并做好記錄，編寫紀要，督導檢查各專業(yè)工作落實情況，及時了解和反饋信息；

　　9、負責保管、使用公司印章、介紹信；

　　10、負責公司的文書、檔案管理工作；

　　11、負責外來文件的拆封、編號和登記及送交總經辦主任擬辦，根據擬辦要求及時進行轉遞和處理；

　　12、負責以公司名義上報下發(fā)文件的編號、登記和分發(fā)工作；

　　13、負責接收、整理和保管各部門送來的文書材料；

　　14、負責對公文的執(zhí)行情況催辦；

　　15、負責文件的立卷、保管、借閱和銷毀；

　　16、做好檔案的'收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計工作；熟悉所保管的檔案情況，搞好檔案的利用工作；

　　17、負責保護檔案的安全，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作；

　　18、嚴格遵守保密制度，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密，不得擅自銷毀檔案材料；

　　19、負責來訪的接待工作，發(fā)送傳真件及接聽電話并做留言記錄；

　　20、負責公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制。

總經辦秘書職責4

　　1、根據總經理(總經理招聘)室主任的要求，協(xié)助起草酒店綜合性的業(yè)務報告、計劃、總結、決議簡報及本部門的.公文函件。

　　2、參加行政例會和總經理辦公會議，做好會議記錄，了解各項決定、決議的貫徹情況，并及時反饋信息。

　　3、匯總各類報表，做好酒店大事記和外事活動日志。

　　4、協(xié)助總經理室主任做好日常接待、來信來訪等有關事宜。負責審檢對外發(fā)文、對內行文。

　　5、負責總經理的日常電話接轉。

　　6、完成總經理室主任交辦的其它工作。

總經辦秘書職責5

　　1、 協(xié)助總經理起草酒店綜合性的業(yè)務報告、工作計劃、備忘錄、規(guī)章制度等；

　　2、 參加由總經理組織召開的行政例會（有的酒店也稱之為早會或例會）、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執(zhí)行情況并及時反饋信息；

　　3、 協(xié)助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理；

　　4、 負責總經理的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾；

　　5、 負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作；

　　6、 負責酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負責與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作；

　　7、 負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等；

　　8、 負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等；

　　9、 負責總經理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯(lián)系、車旅費報銷等）；

　　10、 完成總經理臨時交給的其它工作。

　　總經理秘書要勝任其工作職責，需要具備知識、技能和素質：

　　1、 應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題，處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力；

　　2、 熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規(guī)章制度，對酒店的經營（如客房數(shù)量、房價、餐廳營業(yè)時間和電腦信息系統(tǒng)等）以及軟件（酒店的目標、經營思想、服務理念等）情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經理完成各部門的協(xié)調管理以及對外聯(lián)絡溝通的工作，使工作更有效率；

　　3、 熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等；

　　4、 具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行；

　　5、 能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業(yè)、團體和政府職能部門保持良好的合作關系。

　　總經理秘書的工作任務非常繁多而且要求細節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經理的工作，甚至影響酒店企業(yè)的形象與運營等等。那么如何做好總經理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒：

　　1、 工作標準化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內，做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化，就能在有限的時間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。

　　2、 在同一時間段內做類似的工作。如在同一時間段內往撥打電話，把需要復印的文件積攢在一起，然后去復印等，這樣，既可以節(jié)約時間，也可以提高工作效率或質量。

　　3、 重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。

　　4、 預測�？偨浝砻貢�可用預測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點總經理要召開財務會議，作為秘書，可在明天10點左右把上次會議的記錄

　　以及其它財務報表等從檔案柜內找出來，放在總經理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據預測，安排得滿滿的，因為不管你的預測能力如何強，第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的`空余時間來處理這些突發(fā)事件。

　　5、 平衡精力，分清工作主次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時間內完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經理秘書在做任何一項工作時，都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團的總部人員正在與總經理商討工作，而此時，總經理需要秘書去復印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復印嗎？答案是：當然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復印。

　　有些總經理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有：

　　1、 對于酒店其它部門或者外界報送給總經理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等，不及時呈送或報告給總經理，影響了酒店對內、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經營和管理工作。

　　2、 由于工作的性質等原因，總經理秘書幾乎在第一時間就知道了總經理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

　　3、 在總經理的日常工作安排中，事前不征得總經理的同意，代替總經理作出某些工作約會的決定等，這些都嚴重影響了總經理的工作，給總經理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經理工作。

　　作為酒店總經理秘書，要時刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責，扮演自己的組織中應扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應發(fā)揮的力量。

總經辦秘書職責6

　　一、 崗位工作標識：

　　崗位名稱：總經理助理

　　直接上級; 總經理

　　二、 崗位工作概述：

　　根據總經理的經營方略，輔助總經理實施對公司行政及銷售事務方面工作的管理。

　　三、 崗位職責描述：

　　1、輔助總經理做好對公司銷售部門及其它部門的全面管理。

　　2、輔助總經理協(xié)調各部門關系。

　　3、將總經理的經營思想及方略傳達到各個部門。

　　4、協(xié)助總經理及商務部門做好合同的存檔工作。

　　5、將各部門的意見及建議及時的反饋到總經理處。

　　6、協(xié)助總經理開發(fā)新的客戶關系。

　　7、協(xié)助總經理監(jiān)督銷售部門的工作情況。

　　公司總經理秘書崗位職責

　　一、 崗位工作標識：

　　崗位名稱：總經理秘書

　　直接上級; 總經理

　　二、崗位職責描述

　　1) 協(xié)助總經理對公司重要通知、決定、決策的'發(fā)送；

　　2) 協(xié)助總經理整理員工的周工作月工作報告的歸檔及整理。

　　3) 安排總經理的出差事宜（時間、機票、酒店安排）。

　　4) 協(xié)助總經理整理信息負責信息的上傳和下達、資料的管理；、會議聯(lián)系、會議安排。

　　5) 負責安排總經理會議、會談以及對外工作的日常安排及相關事務的聯(lián)系與落實；

　　6) 協(xié)助總經理進行公司各部門的日常工作關系和事務處理

　　7) 公司相關文件的起草及歸檔工作；員工活動及會議的組織及協(xié)調；

　　8) 協(xié)助總經理為員工辦理離職手續(xù)；

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