淺析提高教學(xué)秘書對(duì)高職教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控作用論文
[摘要]教學(xué)秘書是學(xué)校的基層教學(xué)管理人員，是高職院校教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的有力保障。本文淺析教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中存在的問題和面臨的困難，結(jié)合自身工作實(shí)踐，淺談如何提高教學(xué)秘書對(duì)高職院校教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控作用。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書 高職院校 教學(xué)質(zhì)量 監(jiān)控作用
影響教學(xué)質(zhì)量的因素很多，不僅限于人才培養(yǎng)質(zhì)量，還包括與人才培養(yǎng)質(zhì)量相關(guān)的所有工作的質(zhì)量，如專業(yè)課程設(shè)置、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、教材選用、管理人員水平等教學(xué)環(huán)節(jié)。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控是學(xué)校依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行的質(zhì)量檢查或評(píng)估，主要通過及時(shí)反饋信息，調(diào)整工作計(jì)劃，確保工作目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。可以說，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要手段。
教學(xué)秘書又稱教務(wù)員，是教務(wù)管理工作的具體執(zhí)行者，也是教學(xué)質(zhì)量管理的落實(shí)者。教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中具有助手參謀、溝通協(xié)調(diào)、管理育人和信息管理等作用。他們最容易發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理中存在的問題，通過參與教學(xué)檢查和評(píng)估等工作，可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供信息反饋和決策參謀，有利于進(jìn)一步監(jiān)控學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中存在的問題和面臨的困難
1、工作定位低，不受重視
教學(xué)秘書作為行政人員，一般不參與課堂教學(xué)工作。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作不能給予足夠的重視，同時(shí)對(duì)教學(xué)秘書的工作職責(zé)了解不全面，簡(jiǎn)易認(rèn)為教學(xué)秘書就是打打字，接接電話，收發(fā)文件，服務(wù)廣大師生的，而忽略了其管理協(xié)調(diào)職能。當(dāng)然還有基于傳統(tǒng)理念和習(xí)慣，部分老師把教學(xué)秘書定位為“保姆”，一些打印復(fù)印等事務(wù)都找教學(xué)秘書，在他們眼里只有低層次和教學(xué)水平很差的老師才會(huì)當(dāng)教學(xué)秘書。
2、臨時(shí)性、重復(fù)性工作太多
隨著高職院校二級(jí)教學(xué)管理的進(jìn)一步深化，很多常規(guī)工作重心下移，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的工作量更大了。由于教學(xué)秘書工作本身就比較繁瑣，加上教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)雙重管理，教學(xué)秘書的臨時(shí)性和重復(fù)性工作越來越多了。教學(xué)秘書疲于應(yīng)付各類教學(xué)檢查和評(píng)價(jià)，如組織開展學(xué)生座談會(huì)，統(tǒng)計(jì)分析調(diào)查問卷等，這些以質(zhì)量監(jiān)控為初衷的工作并沒有得到廣大師生的認(rèn)同，大家都敷衍了事，導(dǎo)致很多工作流于形式，意義甚微。
3、進(jìn)修機(jī)會(huì)少，待遇相對(duì)偏低
教學(xué)秘書相對(duì)而言收入普遍偏低，即時(shí)同樣學(xué)歷、職稱和工作年限，教學(xué)秘書的收入比普通老師和學(xué)生輔導(dǎo)員低不少。教師可以通過課程建設(shè)、項(xiàng)目申報(bào)、科研等獲得額外的'報(bào)酬，教學(xué)秘書則只能每個(gè)月拿固定工資。同時(shí)教學(xué)秘書工作單一，不夠?qū)I(yè)化，很難有進(jìn)修的機(jī)會(huì)；每天做著繁瑣而機(jī)械的工作，個(gè)人的知識(shí)和能力很難有所提高和發(fā)揮，這也更加擴(kuò)大了教學(xué)秘書與普通老師的差距。
4、易產(chǎn)生不良情緒，影響工作效率
教學(xué)秘書工作除重復(fù)性大，工作繁瑣又不受重視，碰上一些不講理的師生更加煩悶，加上收入低，教學(xué)秘書容易心里失衡，容易產(chǎn)生厭倦和自卑等不良情緒，會(huì)對(duì)心理健康造成負(fù)面因素，影響教學(xué)管理工作的有序運(yùn)行。
二、如何提高教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控作用的幾點(diǎn)思考
1、明確角色定位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
在管理活動(dòng)中，管理系統(tǒng)包括管理主體、管理對(duì)象、管理過程和管理目標(biāo)者四個(gè)方面，管理的主體是管理者，是管理系統(tǒng)的核心要素，對(duì)管理的運(yùn)行起著主導(dǎo)作用。教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中的基層人員，是教學(xué)管理活動(dòng)的主體之一。在《浙江省高等學(xué)校教學(xué)管理基本要求（試行）》中明確指出：在院（系）級(jí)教學(xué)管理機(jī)構(gòu)中，院長(zhǎng)（系主任）全面負(fù)責(zé)院（系）的教學(xué)管理和教學(xué)研究等工作，是院（系）教學(xué)質(zhì)量的第一責(zé)任人；分管教學(xué)的副院長(zhǎng)（副主任）主持日常工作，是院（系）教學(xué)質(zhì)量的直接負(fù)責(zé)人。院（系）應(yīng)設(shè)專職教學(xué)秘書或教務(wù)員，在分管教學(xué)院長(zhǎng)（系主任）的領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并做好教學(xué)運(yùn)行狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作。由此可見，教學(xué)秘書是從屬于教學(xué)管理部門，輔助教學(xué)院長(zhǎng)實(shí)施教學(xué)管理工作的人員。
教學(xué)管理的最終目的是保證提高教學(xué)質(zhì)量。一方面，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理人員要樹立正確全面的質(zhì)量觀，積極協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查，加強(qiáng)教學(xué)信息反饋過程的管理，按時(shí)或不定時(shí)的抽查學(xué)生作業(yè)，召開師生座談會(huì)，了解教學(xué)方法與教學(xué)效果。另一方面，教學(xué)秘書在教務(wù)處的指導(dǎo)下，協(xié)助分院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量定期展開評(píng)價(jià)，開展教學(xué)工作評(píng)價(jià)，明確目標(biāo)，抓好基礎(chǔ)，突出重點(diǎn)，堅(jiān)持“以評(píng)促建，重在建設(shè)”的原則，堅(jiān)持教學(xué)工作評(píng)價(jià)經(jīng)�；c制度化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。
教學(xué)管理是以服務(wù)廣大師生為終旨，因此我們?cè)诠芾砉ぷ髦幸鰪?qiáng)服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書工作接觸最多就是師生，所以提高工作效率的同時(shí)需要為廣大師生提供便利，端正態(tài)度，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。比如排課時(shí)全面考慮老師的具體情況，盡量合理安排上課時(shí)間，做到公私分明同時(shí)協(xié)調(diào)好與教師的關(guān)系；此外與學(xué)生接觸中態(tài)度要親和，不要對(duì)學(xué)生趾高氣揚(yáng)。良好的同事關(guān)系，和諧的工作氛圍，是順利開展教學(xué)工作的重要前提，便于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)有序、高效地運(yùn)行。
2、轉(zhuǎn)變工作方法，優(yōu)化工作流程
由于教學(xué)秘書工作繁雜，涉及的面較廣，因此教學(xué)秘書要理順工作思路，提高辦事效率。
零缺點(diǎn)管理，在工、衛(wèi)制造界得到廣泛推廣和應(yīng)用。它的基本思想是第一次就把事情做好，將追求質(zhì)量作為一種管理藝術(shù)，可以避免那些浪費(fèi)在補(bǔ)救工作上的時(shí)間、金錢和精力，不會(huì)每天出現(xiàn)層出不窮的質(zhì)量問題。其理念是“第一次就把事情做對(duì)，永遠(yuǎn)是比較便宜的”。零缺點(diǎn)管理的核心一是要有標(biāo)準(zhǔn)，二是強(qiáng)調(diào)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的過程。教學(xué)秘書在工作中可以借鑒“零缺點(diǎn)管理”思想，根據(jù)教學(xué)工作安排，制定工作目標(biāo)，優(yōu)化工作流程，盡可能一次性完成工作，減少日后修補(bǔ)工作時(shí)間。
教學(xué)管理工作以學(xué)期為單位，因此具有一定的重復(fù)性和規(guī)律性，因此教學(xué)秘書在工作中要摸索規(guī)律，了解處理重復(fù)性工作的標(biāo)準(zhǔn)方法，規(guī)定各項(xiàng)管理活動(dòng)的時(shí)間先后順序，優(yōu)化工作流程，使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。例如期末考試工作，教學(xué)秘書先將學(xué)期各門課程按考試課和考查課進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，結(jié)合考試改革課程，在考試的前兩周通知所有任課教師做好期末出卷和自查試卷難易程度工作；同時(shí)嚴(yán)格試卷審批手續(xù)，在專任教師將試卷交由教研室主任及分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，教學(xué)秘書在印刷試卷之前需協(xié)助檢查試卷的格式、難度和區(qū)分度，加強(qiáng)試題印制和分發(fā)、保密工作，保證考試的信度和效度。在統(tǒng)一調(diào)配期末考試?yán)蠋煴O(jiān)考時(shí)，應(yīng)全面考慮老師的個(gè)人情況，在不影響考試工作順利進(jìn)行的同時(shí)照顧個(gè)別家里有事、年紀(jì)大、懷孕、哺乳期的老師，工作中應(yīng)盡量做到人性化。關(guān)鍵的還有嚴(yán)格考試過程管理工作，考試前向每個(gè)監(jiān)考老師傳達(dá)教務(wù)處和二級(jí)分院關(guān)于嚴(yán)格考風(fēng)、考紀(jì)的宣傳，考試中檢查巡考領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)考教師的到位情況，考后檢查教師的成績(jī)?cè)u(píng)定。
3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)化水平
知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，本科學(xué)歷層次，管理水平停留在“事務(wù)性”、“經(jīng)驗(yàn)性”階段，難以實(shí)現(xiàn)“專業(yè)化”是目前大多教學(xué)秘書普遍存在的問題。理想的教學(xué)秘書不但需要了解和掌握高等教育和高校管理的一些基本知識(shí)，還要了解所在院系的專業(yè)特點(diǎn)、課程體系和教學(xué)方法等，同時(shí)還要了解公共關(guān)系學(xué)，心理學(xué)，秘書學(xué)，管理學(xué)等相關(guān)知識(shí)。因此教學(xué)秘書在工作之余，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
除了理論知識(shí)以外，教學(xué)秘書還要在工作中培養(yǎng)自己的統(tǒng)籌能力、協(xié)調(diào)和溝通能力、寫作和表達(dá)能力。在工作中要要勤于總結(jié)和思考，開展自我批評(píng)，更加清楚地認(rèn)識(shí)自己，了解自己的優(yōu)缺點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，提高工作效率。做到加強(qiáng)自身教學(xué)管理知識(shí)同時(shí)提高管理協(xié)調(diào)能力。
教學(xué)秘書要積極主動(dòng)爭(zhēng)取各種進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，努力提高專業(yè)化水平，爭(zhēng)取像廣大教師一樣，持證上崗。如近兩年教育部高等教育司組織的《全國(guó)高等職業(yè)院校院系教學(xué)秘書高級(jí)培訓(xùn)班》，有利于教學(xué)秘書更好地了解高職教學(xué)管理的內(nèi)涵、規(guī)律、方式和方法等，提高其專業(yè)化水平，培訓(xùn)結(jié)束還可以獲得國(guó)家“秘書職業(yè)資格”證書。
4、調(diào)整工作態(tài)度，改變不良心理
首先，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到工作不分貴賤，只是分工不同而已，明白自己從事的是一份平凡而高尚的職業(yè)。教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)計(jì)劃管理，學(xué)籍管理和考務(wù)管理等工作起著承上啟下的紐帶作用，是學(xué)校教學(xué)工作正常運(yùn)行的骨干力量。
其次，要增強(qiáng)自律意識(shí)，提高工作責(zé)任心。教學(xué)秘書工作一定要耐心、細(xì)心，稍有疏忽，容易造成教學(xué)事故。如課表教室沖突，教材漏訂，考試時(shí)間沖突、考試教室沖突等。教學(xué)工作是學(xué)校工作的中心，教學(xué)管理水平直接影響教學(xué)質(zhì)量。故而教學(xué)秘書要做好本職工作，服務(wù)廣大師生是責(zé)無旁貸的；即時(shí)面對(duì)工作中的委屈，把它當(dāng)做對(duì)我們個(gè)性和能力的一次挑戰(zhàn)，盡快調(diào)整情緒投入工作。
最后，排除一些不合理的信念，如“所有人都應(yīng)該喜歡我”、“問題只有一個(gè)正確的解決辦法”、“這項(xiàng)任務(wù)我不做自然也會(huì)有人做”等。不要太在意別人的看法，不要怨天尤人，機(jī)會(huì)也要靠自己去爭(zhēng)取，只有這樣才能輕松工作。
綜上所述，教學(xué)秘書要明確角色定位，有意識(shí)地培養(yǎng)樂觀、愉悅的心境，精神飽滿、熱情自信，在工作之余加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人素養(yǎng)和工作專業(yè)化水平，改變不良心理，調(diào)整心態(tài)，這樣就能輕松地對(duì)待工作中出現(xiàn)的問題和面臨的困難，進(jìn)一步發(fā)揮自己對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用。
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