信息化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)與對策研究論文
一、前言
產品檔案就是企業(yè)在產品研發(fā)、設計、工藝、生產、安裝調試以及更新改造過程中產生、積累的，并向企業(yè)檔案部門歸檔保存的原始記錄材料。產品檔案是企業(yè)檔案中特有的一個門類，是企業(yè)中最重要、需要投入精力最多的檔案門類，產品檔案管理工作是企業(yè)檔案部門的重要任務。
產品檔案文件材料的收集歸檔是產品檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一。多年來，集團公司在產品檔案管理業(yè)務中形成了規(guī)范、明確、高效的管理機制，積累了豐富的管理經驗，使我公司的產品檔案成為數量最多、管理最規(guī)范、利用最廣泛的一個門類。
進入新世紀以后，特別是隨著檔案信息化建設進程的不斷加快，我們的產品檔案管理工作特別是歸檔文件材料的接收工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)，產生了許多新的問題，需要我們去調查研究，提出新的對策措施。
筆者自從進入檔案行業(yè)起，就一直從事產品檔案管理工作，至今已經有26年的工作經歷。根據自己多年在產品檔案管理工作中積累的經驗和教訓，在對信息化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)進行廣泛調查研究、深入分析思考的基礎上，提出了解決問題的對策措施。
二、信息化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)
在我公司傳統(tǒng)的產品檔案管理工作中，將產品檔案歸檔文件材料分為三個部分。在產品研發(fā)過程中形成的歸檔文件材料稱為前期文件，由從事新產品研究、開發(fā)及市場營銷的部門負責，在產品設計定型后移交歸檔；在產品設計、工藝和生產制造中形成的歸檔文件材料是產品檔案的主體，由設計、工藝和質量管理部門在文件設計完工后及時移交歸檔；在產品安裝調試、使用過程和更新改造過程中形成的歸檔文件材料稱為后期文件，由安裝服務部門在產品投入使用或改造完成后三個月內移交歸檔。直到企業(yè)信息化廣泛推行之前，我公司的產品檔案接收工作一直都是按照這樣的規(guī)范實施的。
上世紀90年代末期，我公司全面推廣CAD技術，產品設計、工藝圖紙資料全部采用CAD方式制作，電子版本的.使用范圍越來越寬。由于各種原因，圖紙資料的運行與產品檔案文件材料的歸檔仍繼續(xù)采用紙質版本方式進行。但是，隨著企業(yè)信息化建設的快速推進，特別是企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)投入運行，“無紙化辦公”理念的逐步推廣，產品檔案的管理特別是接收工作面臨著前所未有的新挑戰(zhàn)。特別是產品檔案前期文件、后期文件的接收歸檔工作受到了根本性的沖擊。概括地講，產品檔案的接收歸檔工作主要在三個方面發(fā)生了重要的變化。
1.檔案接收途徑發(fā)生的變化及存在的問題。因為企業(yè)信息化建設的需要，公司的運行機制及內部機構多次進行調整，各單位、部門的職責、任務發(fā)生了明顯的變化，產品檔案的歸檔責任隨著業(yè)務的調整而不斷改變，不可避免地產生了歸檔文件材料以及歸檔責任的轉移、歸并或者分解，歸檔責任不清、歸檔主體不明確等現象不時出現，給產品檔案的移交歸檔工作造成了困難。
2.檔案載體形式的多元化及存在的問題。由于“無紙化辦公”的范圍逐步擴大，公司的科研、技術、經營、管理各項工作越來越多地采取網上運行方式，形成的紙質文件種類和數量大幅度減少。例如，產品檔案前、后期文件中的“來往函電”等類別已經完全不采用傳統(tǒng)的信件、電報，不再產生具有證據效力的紙質文件。目前，除產品圖紙還需要將電子版本轉化為紙質版本作為生產管理唯一合法的指導性文件以外，大多數設計文件、工藝文件都是直接產生電子版本，并通過公司內部網絡傳遞、公布，成為與紙質版本具有同等效力的規(guī)范性文件，有些種類的文件已經不再產生紙質版本。目前，在檔案部門收集到的歸檔文件材料中，電子版本所占的比例與日俱增，載體形式包括磁盤、光盤等，逐漸形成歸檔文件材料多元化的局面。更為嚴重的是，由于電子版本難以防止非法更改，檔案部門接收到的歸檔文件材料的“原始記錄性”開始受到越來越明顯的挑戰(zhàn)，換句話說，我們對有些電子版本的歸檔文件材料越來越難以辨別其是否還是真正意義上的“原件”。
3.檔案歸檔前管理復雜化及存在的問題。經過長期的規(guī)范化運行，檔案的“歸檔前管理”已經成為我公司檔案部門的一個“規(guī)定動作”，這對于保證檔案接收工作的效率和質量具有重要的促進作用。但是，隨著企業(yè)信息化程度的提高，檔案歸檔前管理也遇到了前所未有的困難。一是由于信息化建設的階段性特點，檔案部門尚未納入管理公司技術信息的PDM系統(tǒng)，檔案人員再不能象以前那樣準確、及時、直觀地掌握應歸檔文件材料的產生、使用和積累情況，從而及時地進行指導、督促；二是技術部門內部以及技術、管理部門之間的業(yè)務聯系、工作交流都不再像以前那樣采取會議、討論等面對面的方式，更多的是采取快節(jié)奏、高效率的網絡交流方式，這不但使許多有保存價值的業(yè)務信息、技術信息湮滅在龐大的信息系統(tǒng)中，也使檔案人員失去了提前介入具體業(yè)務活動，進行歸檔前管理的業(yè)務平臺和便利條件。
三、思考及對策
面對企業(yè)信息化建設對檔案管理造成的新問題、新挑戰(zhàn)，我們沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是采取積極主動的態(tài)度去應對。從2011年開始，我們按照公司“管理提升”的要求，針對信息化條件下檔案管理工作的特點、問題進行了深入細致的調查研究和分析思考。
1.開展調查研究，掌握第一手資料。我們組織了由檔案部門領導干部、班組長和檔案人員組成的產品檔案歸檔工作專題調研組，對部門內、部門外兩個范圍進行了廣泛深入的調查、走訪。在檔案部門內部，我們重點查看了公司檔案管理標準中關于產品檔案收集歸檔工作的規(guī)定，檢查了產品檔案收集歸檔、管理使用的具體情況，聽取了產品檔案管理人員的意見和建議。在檔案部門外部，我們通過請進來、走出去以及電話、電子郵件等各種形式，對7個部門的20多位干部、職工進行了訪問，調研并征求意見建議。大多數單位的領導和相關技術人員、管理人員對產品檔案移交歸檔工作的認識是明確的，工作是積極認真的。例如電站服務部的領導對這項工作的目的、意義和具體規(guī)定及具體情況非常了解，也很重視這項工作。
2.認真思考分析，著重分析自身原因。我們對調研結果及時進行了深入細致的分析、思考，形成了如下認識。
(1)產品檔案收集歸檔工作必須與時俱進，不斷適應情況的變化。我公司從上世紀80年代末就建立了較為完備的檔案管理標準、制度體系，并且定期對這些標準、制度進行修訂。但是，上一次全面修訂還是2002年的事情，此后就沒有進行過比較全面的修訂。我們認為，企業(yè)檔案管理標準長期未做修訂是造成管理不規(guī)范的重要原因。
(2)產品檔案收集歸檔工作必須規(guī)范化。我們對于相關的標準、制度應該加大宣傳、貫徹和執(zhí)行情況檢查、反饋的力度，對于不規(guī)范的行為要及時采取措施，不能放任自流。同時要樹立高度的責任感，養(yǎng)成嚴明的工作作風，建立明確的操作程序，形成正確的工作習慣。
(3)強化檔案管理業(yè)績定期檢查考核工作。檔案部門已經建立了工作業(yè)績檢查考核體制，但主要偏重于工作數據，兼顧質量管理和安全生產，對于管理標準、制度的執(zhí)行情況和存在問題涉及不多。
(4)對服務對象和上、下運行程序進行針對性的走訪、調研非常必要，這是促進管理工作不斷提升的有效手段，應當繼續(xù)堅持。即使在移動電話、OA網絡普及的今天，面對面的走訪、座談仍然是促進信息溝通、交流的重要手段，必須繼續(xù)堅持。
四、信息化條件下產品檔案接收工作的新措施
經過深入的調查、研究和認真的分析、思考，我們認為，在產品檔案接收工作中遇到的新情況、新問題固然有客觀原因，主要是技術問題，但更多的是主觀原因，是認識問題和管理問題，完全可以通過管理創(chuàng)新、管理提升得到解決。應重點從以下幾個方面采取措施加以改進。
1.及時修訂檔案管理標準及相關運行程序，確保產品檔案接收工作的規(guī)范化水平。及時修訂產品檔案管理標準、制度體系，使檔案管理工作規(guī)范性文件的擬制不斷適應形勢的發(fā)展與情況的變化，這是解決產品檔案接收、管理中諸多問題和困難最重要、最有效的措施。為此，我們從2013年開始，用兩年時間全面修訂了檔案管理制度體系，目前已經完成大部分標準、制度的修訂工作。根據修訂生效的標準、制度，對檔案業(yè)務實施細則和操作程序的修訂工作也在積極進行。
2.檔案信息化建設必須積極適應企業(yè)信息化建設的總體要求。由于公司的整體安排，檔案信息化建設作為企業(yè)信息化建設的有機組成部分一直在積極有序地推進。但是，這并不意味著我們檔案人員一定要被動地服從統(tǒng)一安排，按部就班地坐等時機成熟，這樣就難免比公司信息化建設的總體進度“慢半拍”，給檔案管理造成不必要的障礙。為此，我們已經調整了檔案信息化建設的工作班子和進度安排，實行提前介入，強化歸檔前管理，確保產品檔案接收工作的效率和質量。
3.健全對檔案管理人員和歸檔責任人員的教育培訓機制。我公司對檔案人員教育培訓工作建立了有效的管理制度和中長期規(guī)劃，堅持有計劃、有步驟地對檔案人員進行系統(tǒng)的業(yè)務培訓。但是，在這次調研中發(fā)現，這項工作中存在兩方面的問題：一是培訓課程及教材沒有及時地適應信息化建設的形勢發(fā)展，缺乏對情況變化的適應能力；二是只注重培訓檔案人員，沒有考慮到對歸檔責任人員、檔案利用人員等相關群體的業(yè)務技能培訓。今年以來，我們已經對培訓計劃和教材進行了必要的修訂與完善并及時付諸實施。
4.不斷完善檔案管理情況定期檢查機制。近幾年來，我們在檔案管理業(yè)務的檢查考核工作中不斷取得進步，建立了一整套數量化、程序化的管理數據收集、處理和考核、評比機制。但是，在這次調研中發(fā)現，我們在對管理標準、制度執(zhí)行情況的檢查、考核和反饋方面還存在不足之處，應當予以改進。這方面的檢查、考核不僅需要收集考核數據，更需要對考核數據進行深入、細致的歸納、分析；不僅需要定量的計算，更需要進行定性的比較和研究。因此，對檔案管理情況定期檢查機制的進一步修訂完善，已經提上了我們檔案部門的議事日程。
我國已經進入科學技術高速發(fā)展的信息社會，信息化建設已經成為企業(yè)成長壯大的必由之路。檔案管理是企業(yè)必不可少的基礎性管理工作，是企業(yè)信息化建設的重要支撐力量。作為檔案工作者，我們必須不斷地增強對形勢發(fā)展、技術進步、管理提升的關注度，必須及時地發(fā)現、研究、解決檔案管理工作中出現的新情況、新問題，從而使檔案管理工作不斷有所發(fā)現，有所改進，有所創(chuàng)新，更加深入地開拓檔案信息資源，為建設中國特色社會主義提供智力支持，為盡快實現偉大的“中國夢”做出自己應有的貢獻。
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